La documentazione condominiale detenuta dall'amministratore in carica dev'essere diligentemente conservata e consegnata al suo successore senza alcun ritardo.
Documentazione condominiale
Il codice civile contiene l'elencazione specifica di alcuni registri e l'indicazione generica di altri documenti che l'amministratore di condominio è tenuto a conservare: si tratta della così detta documentazione condominiale.
Partiamo dai registri.
Il Codice Civile (art. 1130 nn. 6 e 7) menziona:
a) il registro di anagrafe condominiale;
b) il registro di contabilità;
c) il registro dei verbali;
d) il registro di nomina e revoca dell'amministratore.
Vediamo brevemente di che cosa si tratta.
L'anagrafe condominiale è quel registro nel quale sono inseriti una serie di dati (di riferimento del condomino e delle sue unità immobiliari) che l'amministratore deve tenere costantemente aggiornato con la leale (e doverosa) partecipazione dei condòmini.
Non collaborare alla tenuta di questi registri può voler dire vedersi addebitate delle spese per la ricerca delle informazioni non comunicate.
Il registro di contabilità è quel documento nel quale l'amministratore è tenuto ad annotare tutte le somme incassate ed erogate nel corso della gestione della compagine.
L'annotazione, dice l'art. 1130 n. 7 c.c., deve avvenire entro trenta giorni dall'effettuazione dell'operazione (sia in entrata che in uscita); il registro, specifica la stessa norma, può anche essere tenuto con modalità informatiche.
Il registro dei verbali è quel documento, al quale è allegato il regolamento condominiale ove adottato e quindi le tabelle millesimali, nel quale sono riportati i verbali delle assemblee svoltesi, nei quali sono anche annotate le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.
Di fatto il registro dei verbali altro non è che l'insieme dei verbali delle assemblee tenutesi nel corso del tempo.
Il registro di nomina e revoca dell'amministratore, che assieme al registro di anagrafe rappresenta una novità introdotta dalla riforma del condominio, è quel documento in cui sono annotate le nomine e le revoche, anche giudiziali con indicazione degli estremi del provvedimento, degli amministratori condominiali.
Questo registro ha particolare utilità soprattutto perché gli amministratori revocati dell'Autorità Giudiziaria non possono essere più nominati amministratori di quel condominio (cfr. art. 1129, tredicesimo comma, c.c.).
Si badi: la regolare tenuta di questi registri è compito precipuo dell'amministratore.
Ciò vuol dire che se non v'è amministratore non v'è obbligo di tenuta della documentazione.
Assieme ai registri esistono una serie di altri documenti: l'art. 1130 n. 8 c.c. fa riferimento alla documentazione tecnico-amministrativa, l'art. 1130-bis ai documenti giustificativi di spesa, ecc.
Si pensi, per la prima delle due indicazioni, alla documentazione riguardante gli impianti comuni (riscaldamento, ascensore), alla pratica per la ristrutturazione del fabbricato, ecc..
Allo stesso modo per il caso delle così dette pezze giustificative, ossia dei documenti che giustificano le spese effettuate (es. fatture energia elettrica, ecc.).
Del pari l'amministratore è tenuto a conservare tutta la documentazione afferente al conto corrente condominiale.
L'amministratore che non adempie agli obblighi di corretta conservazione della documentazione condominiale può essere revocato dall'Autorità Giudiziaria per gravi irregolarità nella gestione.
Ciò avverrà sicuramente per quanto concerne la regolare tenuta dei registri, mentre per gli altri documenti la valutazione dovrà essere fatta di volta in volta.
Consegna della documentazione condominiale
Oltre ad essere obbligato a conservare questo genere di documentazione, l'amministratore deve anche consegnarla. Quest'azione ha un duplice destinatario:
a) un condomino;
b) il nuovo amministratore.
La legge è chiara: l'amministratore è tenuto a consegnare copia dei registri e dei documenti ad ogni condomino che gliene faccia richiesta.
Le spese per la produzione delle copie sono a carico dei richiedenti.
Rispetto ai registri oltre a quest'obbligo v'è anche quello di consentirne la libera visione previo appuntamento (cfr. art. 1129, secondo comma, c.c.).
L'amministratore che non evade le richieste avanzate dai suoi rappresentati può essere revocato anche con ricorso all'Autorità Giudiziaria.
Del pari l'amministratore è tenuto a consegnare al suo successore tutte le cose ed i documenti riferibili al condominio, nel più breve tempo possibile e senza che ciò gli dia diritto a compensi aggiuntivi (cfr. art. 1129, ottavo comma, c.c.).
L'amministratore subentrante cui non viene consegnata la documentazione può agire in giudizio a tale scopo attivando un procedimento d'urgenza (così detto ex art. 700 c.p.c.), senza necessità della preventiva autorizzazione assembleare (cfr. Trib. Torino ord. 8 luglio 2014).
La mancata consegna può anche comportare un'azione penale per appropriazione indebita (art. 646 c.p.).
Oltre che al suo successore l'amministratore è tenuto a consegnare i documenti condominiali ad uno dei condòmini, laddove alla revoca non segua una nuova nomina in quanto non obbligatoria.
Il codice civile contiene l'elencazione specifica di alcuni registri e l'indicazione generica di altri documenti che l'amministratore di condominio è tenuto a conservare: si tratta della così detta documentazione condominiale.
Il registro di nomina e revoca dell'amministratore, che assieme al registro di anagrafe rappresenta una novità introdotta dalla riforma del condominio, è quel documento in cui sono annotate le nomine e le revoche, anche giudiziali con indicazione degli estremi del provvedimento, degli amministratori condominiali.
