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Documentazione condominiale, obblighi di conservazione e consegna

NEWS Amministratore di condominio03 Marzo 2015 ore 00:20
La documentazione condominiale detenuta dall'amministratore in carica dev'essere diligentemente conservata e consegnata al suo successore senza alcun ritardo.

Documentazione condominiale


DocumentiIl codice civile contiene l'elencazione specifica di alcuni registri e l'indicazione generica di altri documenti che l'amministratore di condominio è tenuto a conservare: si tratta della così detta documentazione condominiale.

Partiamo dai registri.

Il Codice Civile (art. 1130 nn. 6 e 7) menziona:

a) il registro di anagrafe condominiale;

b) il registro di contabilità;

c) il registro dei verbali;

d) il registro di nomina e revoca dell' amministratore .

Vediamo brevemente di che cosa si tratta.

L'anagrafe condominiale è quel registro nel quale sono inseriti una serie di dati (di riferimento del condomino e delle sue unità immobiliari) che l'amministratore deve tenere costantemente aggiornato con la leale (e doverosa) partecipazione dei condòmini.

Non collaborare alla tenuta di questi registri può voler dire vedersi addebitate delle spese per la ricerca delle informazioni non comunicate.

Il registro di contabilità è quel documento nel quale l'amministratore è tenuto ad annotare tutte le somme incassate ed erogate nel corso della gestione della compagine.

L'annotazione, dice l'art. 1130 n. 7 c.c., deve avvenire entro trenta giorni dall'effettuazione dell'operazione (sia in entrata che in uscita); il registro, specifica la stessa norma, può anche essere tenuto con modalità informatiche.

Il registro dei verbali è quel documento, al quale è allegato il regolamento condominiale ove adottato e quindi le tabelle millesimali, nel quale sono riportati i verbali delle assemblee svoltesi, nei quali sono anche annotate le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta.

Di fatto il registro dei verbali altro non è che l'insieme dei verbali delle assemblee tenutesi nel corso del tempo.

Documenti condominialiIl registro di nomina e revoca dell'amministratore, che assieme al registro di anagrafe rappresenta una novità introdotta dalla riforma del condominio, è quel documento in cui sono annotate le nomine e le revoche, anche giudiziali con indicazione degli estremi del provvedimento, degli amministratori condominiali.

Questo registro ha particolare utilità soprattutto perché gli amministratori revocati dell'Autorità Giudiziaria non possono essere più nominati amministratori di quel condominio (cfr. art. 1129, tredicesimo comma, c.c.).

Si badi: la regolare tenuta di questi registri è compito precipuo dell'amministratore.

Ciò vuol dire che se non v'è amministratore non v'è obbligo di tenuta della documentazione.

Assieme ai registri esistono una serie di altri documenti: l'art. 1130 n. 8 c.c. fa riferimento alla documentazione tecnico-amministrativa, l'art. 1130-bis ai documenti giustificativi di spesa, ecc.

Si pensi, per la prima delle due indicazioni, alla documentazione riguardante gli impianti comuni (riscaldamento, ascensore), alla pratica per la ristrutturazione del fabbricato, ecc..

Allo stesso modo per il caso delle così dette pezze giustificative, ossia dei documenti che giustificano le spese effettuate (es. fatture energia elettrica, ecc.).

Del pari l'amministratore è tenuto a conservare tutta la documentazione afferente al conto corrente condominiale.

L'amministratore che non adempie agli obblighi di corretta conservazione della documentazione condominiale può essere revocato dall'Autorità Giudiziaria per gravi irregolarità nella gestione.
Ciò avverrà sicuramente per quanto concerne la regolare tenuta dei registri, mentre per gli altri documenti la valutazione dovrà essere fatta di volta in volta.


Consegna della documentazione condominiale


Oltre ad essere obbligato a conservare questo genere di documentazione, l'amministratore deve anche consegnarla. Quest'azione ha un duplice destinatario:

a) un condomino;

b) il nuovo amministratore.

La legge è chiara: l'amministratore è tenuto a consegnare copia dei registri e dei documenti ad ogni condomino che gliene faccia richiesta.
Le spese per la produzione delle copie sono a carico dei richiedenti.

Rispetto ai registri oltre a quest'obbligo v'è anche quello di consentirne la libera visione previo appuntamento (cfr. art. 1129, secondo comma, c.c.).

L'amministratore che non evade le richieste avanzate dai suoi rappresentati può essere revocato anche con ricorso all'Autorità Giudiziaria.

Del pari l'amministratore è tenuto a consegnare al suo successore tutte le cose ed i documenti riferibili al condominio, nel più breve tempo possibile e senza che ciò gli dia diritto a compensi aggiuntivi (cfr. art. 1129, ottavo comma, c.c.).

L'amministratore subentrante cui non viene consegnata la documentazione può agire in giudizio a tale scopo attivando un procedimento d'urgenza (così detto ex art. 700 c.p.c.), senza necessità della preventiva autorizzazione assembleare (cfr. Trib. Torino ord. 8 luglio 2014).

La mancata consegna può anche comportare un'azione penale per appropriazione indebita (art. 646 c.p.).

Oltre che al suo successore l'amministratore è tenuto a consegnare i documenti condominiali ad uno dei condòmini, laddove alla revoca non segua una nuova nomina in quanto non obbligatoria.

riproduzione riservata
Articolo: Documentazione condominiale
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Documentazione condominiale: Commenti e opinioni


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Alert Commenti
  • 64brunica
    64brunica
    Martedì 12 Maggio 2015, alle ore 13:15
    L'amm.re che temporeggia a richiedere la documentazione dall'ex nonostante siano state inoltrate richieste e verbalizzate nel corso delle assemblee, nonostante il passaggio di consegne avvenute circa un anno fa'. Vi è in atto una diffida ma le richieste sono state fatte all'epoca, come si dovrà procedere nei confronti dell'attuale amm.re? Si può chiedere un risarcimento? Grazie.
    rispondi al commento
  • Salvatore Castiglione
    Salvatore Castiglione
    Venerdì 21 Dicembre 2012, alle ore 22:43
    Cortesemente vorrei delle informazioni :1) posso chiedere all'amministratore Condominiali visione o copie delle fatture per le spese effettuate nel mio condominio ?2) se l'amministratore manda delle ditte o personale per effettuare dei lavori nel condominio disinfestazioni, muratori,elettricisti,idraulici, ecc...ecc.. posso chiedere di essere avvisato preventivamente quando inizieranno eventuali lavori per verificare io o chi per me l’effettivo svolgersi di tali ? …Nel mio condominio si e verificato che l'amministratore a mandato una ditta per effettuare la disinfestazione , tale ditta dice di essere venuta per ben 4 volte , ma solo una volta e stata vista , alla fine abbiamo pagato un conto di 800 euro .Ho già presentato questa richiesta all’amministratore ma mi sono sentito rispondere che non e un mio diritto costatare che i lavori di manutenzione per cui paghiamo regolarmente vengano effettivamente fatti.Sarebbe opportune sapere anche chi viene a fare i lavori onde evitare di cadere in mano a dei truffatori o ladri che potrebbero intrufolarsi per effettuare atti illegali.
    rispondi al commento
  • Vincenzo
    Vincenzo
    Mercoledì 9 Marzo 2011, alle ore 20:05
    Vorrei solamente sapere se un condomino può chiedere all'amministratore di condominio, dopo che ne sono stati approvati i bilanci ( Anno 2008-2009), i consuntivi arretrati degli anni riferiti ai bilanci su citati. grazie.
    rispondi al commento
  • Marilena
    Marilena
    Venerdì 2 Luglio 2010, alle ore 08:19
    Ho letto tutte le regole condominiali da voi esposte in questa pagina, ciò che mi interessa è soprattutto il controllo sulle spese fatte nel condominio nell'arco dell'annno. Nel nostro condominio purtroppo esiste poca trasparenza, le fatture non vengono fatte visionare, o meglio c'è molta confusione, abbiamo avuto ingiunzioni per mancati pagamenti. Come possono agire i condomini nei confronti dell'amministratore a tale riguardo, nella correttezza consentita, si è creata una mancanza di fiducia nei confronti dell'amministrazione.
    rispondi al commento
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