Documenti condominiali e privacy

Documenti condominiali, ovvero tutte quegli scritti su supporto cartaceo, informatico o su qualsiasi altro supporto che riguardano la gestione di un edificio in condominio.

I verbali di assemblea sono documenti condominiali, idem l'anagrafe condominiale, lo stesso, ancora, dicasi per registro di nomina e revoca degli amministratori e rendiconti di gestione.

Tutti documenti che devono essere conservati dall'amministratore condominiale e consegnati di mandatario in mandatario.

Quest'affermazione trova riscontro in parte nell'art. 1130 n. 8 c.c. a mente del quale l'amministratore deve conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio e nell'art. 1129, nono comma, c.c. che recita: alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini […] senza diritto ad ulteriori compensi.

I documenti condominiali, riguardando la compagine, possono essere visionati dai condomini.

Documenti e condòmini

Prima dell'entrata in vigore della riforma del condominio, non esistevano delle norme che sancivano il diritto di accesso dei condomini alla documentazione condominiale.

Di ciò, tuttavia, non v'erano dubbi anche grazie all'opera della giurisprudenza, che in più di un'occasione ha sottolineato come ogni proprietario può chiedere di ottenere con un congruo anticipo tutta la documentazione che riguarda gli argomenti all'ordine del giorno in assemblea: un eventuale rifiuto opposto dall'amministratore determina l'annullabilità delle delibere successivamente approvate sul punto, atteso che tale rifiuto incide sul procedimento di formazione delle maggioranze in assemblea (Cass. 19 maggio 2008 n. 12650).

Il diritto di accesso e copia è stato codificato grazie alle legge n. 220/2012.

L'art. 1129, secondo comma, c.c. specifica che l'amministratore, all'atto di accettazione della nomina, deve sempre comunicare il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

L'art. 1130 nn. 6 e 7 c.c. si occupa della seguente documentazione:

a) registro di anagrafe condominiale;

b) registro di contabilità;

c) registro nomina e revoca amministratori;

d) registro verbali con allegato regolamento condominiale (se esistente).

Rispetto a questi documenti i condomini hanno diritto di accesso immediato e diretto nei giorni indicati dall'amministratore, salvo pagamento per l'estrazione della copia.

E per le così dette pezze giustificative?

Ai sensi dell'art. 1130-bis, primo comma, c.c. […] i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese […].

Insomma, non c'è un giorno prefissato per poter esercitare il diritto ma, comunque, il condomino che chiede copia dei giustificativi di spesa deve sempre averla.

Il condomino, inoltre, ha sempre diritto di prendere visione ed estrarre copia, tramite l'amministratore ed a proprie spese, della documentazione relativa al conto corrente bancario (cfr. art. 1129, settimo comma, c.c.).

Il condomino, quindi, ha sempre diritto di sapere tutto sull'andamento economico finanziario della gestione del condominio.

Non solo, ai sensi dell'art. 1130 n. 9 c.c. l'amministratore deve fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti […].

Il Garante della privacy, in una propria guida orientativa, ha ricordato che ogni comproprietario può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all'amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l'eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo (Il condominio e la privacy).

Chiarito ciò è utile domandarsi: tutti i condomini hanno diritto di accedere a tutti documenti? Detta diversamente: è necessario bilanciare il diritto d'accesso alla documentazione con quello alla riservatezza?

La risposta è positiva.

Documenti e privacy

Nella guida orientativa, succitata, pubblicata sul sito dell'Autorità Garante, si legge che ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (ad esempio il locatario conduttore di un immobile), ha diritto di sapere se esistono dati personali che lo riguardano e di averne copia in forma intelligibile. Presentando domanda all'amministratore, l'interessato può quindi accedere a tutti i dati a lui riferiti (sono esclusi da questa richiesta i dati personali riferibili ad altri condòmini singolarmente intesi o all'intera compagine condominiale). In caso di mancato o inidoneo riscontro, il cittadino può rivolgersi al Garante o all'autorità giudiziaria.

Insomma si può sapere tutto della compagine e delle informazioni che la compagine ha sul richiedente ma nessun condomino ha diritto a sapere tutto di tutti.

I singoli condòmini non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (art.7 del Codice) per consultare le informazioni riferibili all'intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo. Tale specifico diritto, infatti, spetta all'amministratore (o altra persona munita di apposito incarico da parte della compagine condominiale), mentre il singolo condomino può richiedere l'accesso solamente ai propri dati personali (Il condominio e la privacy).