Documenti condominiali
L'amministratore, quale mandatario dei condomini incaricato di gestire la compagine in loro nome e conto, è tenutario della così detta documentazione condominiale.
Questa altro non è che un insieme di atti scritti o su altro supporto direttamente riferibili al condominio.
Si pensi all'anagrafe condominiale, al regolamento di condominio ed alle allegate tabelle millesimali, al registro dei verbali, ecc.
Oltre a questi documenti che ogni amministratore deve sempre conservare e poi consegnare al proprio successore (pena un'azione per la riconsegna e l'eventuale risarcimento del danno causato alla compagine), ve ne sono degli altri che il mandatario è tenuto a conservare per un determinato lasso di tempo.
In tal senso è chiarissimo l'art. 1130-bis, primo comma, c.c. a mente del quale:
Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
Come dire: se annoto sul registro di contabilità il pagamento di una bolletta per l'energia elettrica, la relativa fattura dev'essere conservata per dieci anni, decorsi i quali l'amministratore in carica non ha più alcun obbligo di conservazione. Ad ogni buon conto, prima di gettare inopinatamente dei documenti, è sempre bene far decidere l'assemblea in merito ad essi.
Visione dei documenti condominiali
Anagrafe condominiale, verbali, regolamento, scritture contabili e documenti giustificativi: i condomini hanno diritto a prenderne visione (gratuitamente) e ad estrarne copia (a loro spese).
Quanto all'anagrafe ed in generale ai registri condominiali, l'art. 1129, secondo comma, c.c. specifica che l'amministratore contestualmente all'atto della nomina deve indicare il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
Rispetto alla documentazione giustificativa, invece, l'art. 1130-bis, primo comma, c.c. precisa che I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.
Per questi documenti, quindi, non v'è obbligo di messa a disposizione in giorni e luoghi prestabiliti, ma sussiste comunque l'obbligo di farne prendere visione e copia sia al proprietario che all'usufruttuario o inquilino.
La mancata reiterata esibizione di tale documentazione può costituire grave irregolarità nella gestione che può condurre ad una richiesta di revoca giudiziale da parte di ogni condomino.
Il diritto di prendere visione della documentazione non è subordinato alla ricorrenza di specifiche ragioni ma dev'essere comunque esercitato in modo tale da non essere finalizzato a creare volutamente turbativa nell'esercizio dell'attività dell'amministratore.
Assemblea e documentazione condominiale
Quali tra i documenti appena citati l'amministratore è tenuto a portare ed eventualmente esibire in assemblea?
Partiamo dal dato certo che dev'essere sempre considerato: per rispondere alla domanda non può ignorarsi il contenuto dell'eventuale regolamento di condominio; e se questo non dice nulla in merito?
A rigor di legge non esiste alcun obbligo di portare alcun documento, salvo quelli strettamente necessari perché oggetto di discussione.
È bene, comunque, che in assemblea siano sempre consultabili il registro dei verbali (per confrontare eventuali precedenti decisioni che potrebbero essere sostituite), le tabelle millesimali (per la verifica dei quorum costitutivi e deliberativi) ed il regolamento condominiale (per il rispetto di eventuali procedure deliberative specificamente normato dallo statuto della compagine).
Si parlava appena sopra di documenti strettamente necessari perché oggetto di discussione: si pensi ad una relazione tecnica in base alla quale decidere su di un'azione giudiziaria, oppure al rendiconto condominiale, ecc.
E i documenti giustificativi del rendiconto o quelli alla base di altri documenti oggetto di discussione assembleare?
Prima della riforma del condominio si diceva che ogni proprietario può chiedere di ottenere con un congruo anticipo tutta la documentazione che riguarda gli argomenti all'ordine del giorno in assemblea: un eventuale rifiuto opposto dell'amministratore determina l'annullabilità delle delibere successivamente approvate sul punto, atteso che tale rifiuto incide sul procedimento di formazione delle maggioranze in assemblea (cfr. Cass. 19 maggio 2008 n. 12650).
La situazione non è cambiata con l'entrata in vigore della legge n. 220/2012 (la riforma); salvo diversa indicazione del regolamento condominiale, quindi, l'amministratore non è tenuto a portare in assemblea le così dette pezze giustificative del rendiconto sebbene sia tenuto a farne prendere visione ai condomini prima dell'assemblea (e non solo) al fine di consentirgli una partecipazione consapevole.
Questa altro non è che un insieme di atti scritti o su altro supporto direttamente riferibili al condominio.
Rispetto alla documentazione giustificativa, invece, l'art. 1130-bis, primo comma, c.c. precisa che I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.
