La normativa sulla Privacy
Nel ultimi mesi si è parlato tanto di privacy. Risale, infatti, al 25 maggio 2018 l'entrata in vigore del GDPR, il nuovo Regolamento europeo che disciplina la protezione dei dati personali. Vediamo di cosa si tratta e qual è la sua sfera di applicazione nell'ambito condominiale.
Il GDPR, ovvero General Data Protection Regolation, più comunemente conosciuto come Regolamento UE 2016/679, consiste in un insieme di norme che hanno un certo impatto sulla gestione condominiale, in particolare sul ruolo dell'amministratore. Tante le regole che dovranno essere rispettate da tutti i professinisti e dalle imprese che trattano i dati personali delle persone fisiche.
A far data dal 25 maggio scorso, chiunque effettui operazioni sui dati personali dovrà rispettare le suddette norme. Il diritto alla protezione dei dati personali viene riconosciuto a ciascuno nell'ambito della propria vita privata e professionale in forza dell'articolo 8 della Carta fondamentale dei diritti della UE. Alle norme del Regolamento europeo dovranno attenersi l'amministratore e gli abitanti del condominio.
I soggetti interessati dovranno prestare particolare attenzione alla parte relativa a responsabilità, risarcimento danni e sanzioni applicate.
Partiamo col dire che l'amministratore normalmente utilizza i dati personali dei condomini e quotidianamente compie operazioni sugli stessi, al fine di gestire il bene comune.
Per comprendere meglio la situazione è bene soffermarsi sul concetto di trattamento dei dati.
Per trattamento dei datipersonali si intende qualsiasi operazione di raccolta, archiviazione, utilizzo, consultazione, aggiornamento e cancellazione effettuata utilizzando dati personali.
Nell'ambito della gestione del condominio il Regolamento sulla privacy è rivolto all'amministratore, poiché a lui spetta il compito di svolgere tutte le attività sopra menzionate.
Il titolare del trattamento dei dati è il Condominio che demanda all'amministratore, professionista esterno, i trattamenti necessari, in qualità del ruolo da lui assunto di responsabile del trattamento che verrà assegnato in fase di conferimento del mandato.
L'amministratore dovrà pertanto far predisporre un'informativa adeguata relativa al GDPR, da rivolgere a tutti i condomini, invitando questi ultimi al rispetto della normativa contenuta nel regolamento.
L'amministratore è tenuto a predisporre tutte le misure di sicurezza che consentano il rispetto della privacy in caso di trattamento di dati personali nell'ambito del condominio, come ad esempio le registrazioni di immagini, lo smistamento della corrispondenza, la consegna di pacchi.
L'amministratore, dunque, quando viene nominato per assolvere ai compiti di cui all'articolo 1130 del Codice civile dovrà fornire al condominio sufficienti garanzie di essere in grado di mettere in atto le misure tecniche e organizzative necessarie al rispetto dei requisiti contenuti nel regolamento, nell'interesse di tutti i condòmini.
Quali sono i dati cui si fa riferimento parlando di privacy?
Un aspetto importante da evidenziare è che i dati che possono essere trattati sono quelli che noneccedono le finalità di gestione e amministrazione del complesso condominiale, come dati anagrafici, indirizzi, dati catastali, tabelle millesimali ecc.
Si possono trattare anche dati sensibili, qualora siano indispensabili per la gestione del condominio. Qualora vengano trattati dati riferiti a terze persone, queste devono essere informate in merito alle finalità e alle modalità del trattamento.
L'amministratore ha infine l'obbligo di conservare la documentazione cartacea e telematica relativa ai condomini e predisporre misure di sicurezza per proteggere i dati.
Di seguito offriamo un breve panorama delle principali questioni che il condominio e il suo amministratore devono tener conto in materia di privacy.
La privacy è un tema affrontato da tempo dal Garante Privacy e molteplici sono gli aspetti della vita di condominio ad aver un impatto sulla normativa in questione. Si pensi all'assemblea, all'accesso agli archivi e alle comunicazioni ai condomini da parte dell'amministratore.
Bacheca condominiale e accesso alle informazioni
La bacheca condominiale è un mezzo a disposizione dell'amministratore per far sì che i condomini vengano messi a conoscenza delle informazioni riguardanti la gestione del condominio.È necessario che l'amministratore prenda delle precauzioni a tutela della riservatezza dei condomini.
È bene sapere che non possono essere inserite informazioni che riguardino i dati personali di ciascun abitante del condomino. Non possono essere affissi i verbali dell'assemblea, per informare i condòmini che non vi hanno partecipato delle decisioni prese.
Infine, è fatto divieto di riportare in bacheca i dati relativi alle morosità dei condomini che non hanno provveduto a effettuare nei termini il pagamento delle spese di condominio.
Insomma, le informazioni rese note tramite la bacheca condominiale devono essere di carattere generale.
Nel rispetto della privacy di ciascuno, l'amministratore deve comunque garantire una gestionetrasparente del condominio.
Ciascun condòmino deve essere messo a conoscenza delle informazioni che lo riguardano.
Si tratta di un vero e proprio diritto di accesso alle informazioni, in quanto ciascun condòmino ha diritto di venire a conoscenza dei propri dati, chiedendone verifica, integrazione ed eventuale rettifica. Non può invece chiedere informazioni in merito a situazioni e dati relativi ad altri abitanti del condominio.
L'amministratore deve aprire un conto corrente postale o bancario intestato al condominio, dove dovranno transitare le somme percepite a qualsiasi titolo per conto del condominio.
L'amministratore, su richiesta del condomino interessato, deve far prendere in visione, facendone una copia se necessario, gli estratti conti bancari e/o postali, relativi alle spese del condominio.
Le assemblee condominiali e la privacy
L'assembleacondominiale è un altro momento nel quale una serie di dati e di informazioni possono essere rese disponibili anche a terzi e quindi occorre prendere qualche precauzione. L'assemblea può essere videoregistrata ma è necessario il preventivo consenso informato di tutti i partecipanti. Inoltre, le registrazioni devono essere opportunamente custodite dall'amministratore.
Per quanto riguarda le spese deliberate dall'assemblea, eventuali morosità possono essere rese note in assemblea e l'amministratore è obbligato a comunicare ai creditori, non ancora soddisfatti, i dati relativi ai condomini inadempienti, qualora ne venga fatta esplicita richiesta.
L'eventuale partecipazione di persone estranee al condominio è consentita durante l'assemblea, limitatamente al tempo in cui si discute di questioni che li riguardino.
Videosorveglianza in condominio
Veniamo ora d una questione che spesso è oggetto di dibattito e conflitto nell'ambito della vita condominiale e cioè la presenza dei sistemi di videosorveglianza; vediamo entro quali limiti la loro presenza è ammessa e a quali regole sono soggetti.
In questo ambito sono necessarie delle attente valutazioni da parte dell'amministratore e del singolo.In primo luogo si deve tenere distinta la salvaguardia delle singole unità immobiliari dall'esigenza di controllo delle aree comuni ai fini di sicurezza.
Si deve dunque distinguere il caso in cui i sistemi di videosorveglianza siano installati dal singolo condòmino per un usoesclusivo e personale, dal caso in cui siano situati su parti comuni dell'edificio.
Nella prima ipotesi (si pensi al videocitofono o altro apparecchio che visualizzi immagini) non si applicano le norme sulla privacy e non è richiesto alcun cartello di avviso o di segnalazione, in quanto le immagini non sono destinate a una comunicazione sistematica.
Nella seconda ipotesi occorre rispettare gli obblighi imposti dalla normativa sulla privacy.
La presenza delle telecamere deve essere segnalata con apposito cartello.
Le registrazioni devono essere conservate per un periodo che non deve eccedere le 24-48 ore.
Le telecamere devono riprendere solo le aree comuni.
I dati personali che vengono registrati devono essere protetti mediante apposite misure di sicurezza. Per poter installare tali apparecchiature si deve chiedere il consenso dell'assemblea che deve darne approvazione con un numero di voti che rappresenti la maggioranza dei condòmini intervenuti e almeno la metà del valore dell'immobile in condominio.
