Verbale assemblea condominiale: funzione e requisiti formali e sostanziali

Verbale assemblea condominiale, che cos'è

Il verbale di assemblea è un documento necessario e indefettibile.

Le deliberazioni assunte in un'assemblea che non siano state verbalizzate sono deliberazioni invalide, più nello specifico, ad avviso dello scrivente, nulle per carenza dei requisiti minimi di legge.


Quali sono questi requisiti?

Ce lo dice il settimo comma dell'art. 1136 c.c. a mente del quale delle riunioni dell'assemblea condominiale si redige un processo verbale che deve essere trascritto nel registro dei verbali di cui all'art. 1130 n. 7 c.c. tenuto dall'amministratore di condominio.

Il verbale, dunque, assume una funzione di documentazione dello svolgimento della riunione e di prova delle deliberazioni assunte e conseguentemente dei fatti avvenuti nella riunione.

Che tipo di prova?

Al riguardo la Corte di Cassazione ha avuto modo di affermare che il verbale dell'assemblea di condominio offre una prova presuntiva dei fatti in essa documentati come verificatisi; conseguentemente, dicono i giudici, è onere del condomino che impugna la delibera assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, offrire dimostrazione delle proprie doglianze (Cass. 11 novembre 1992, n. 12119).

Se nel verbale c'è scritto che Tizio è presente, ma in realtà è assente o s'è assentato nel corso della riunione, starà a Tizio, nel momento della impugnazione della delibera, dimostrare questa circostanza.

Prima di proseguire nel merito della valutazione dei requisiti formali e sostanziali del verbale di assemblea è utile soffermare l'attenzione proprio sull'assemblea condominiale, al fine di comprendere meglio l'importanza del documento in esame.

Assemblea condominiale, che cos'è e come ci costituisce

L'assemblea di condominio, ci dice la migliore dottrina, è l'organo preminente del condominio, strutturale e permanente, in quanto insopprimibile, e naturale, poiché esso esiste fin dalla costituzione dell'organismo.

Che sia meglio dire organo o organismo è questione che non riguarda questo approfondimento, ma che attiene alla valutazione della soggettività giuridica del condominio.


Qui interessa un aspetto: il collegio condominiale, costituitosi per decidere su questioni d'interesse comune, deve documentare quanto accade in occasione della riunione.

Il verbale è documento che dimostra, quindi viene sempre dopo l'avvenimento di un fatto, lo fotografa. La prima cosa che si deve fare, per poter poi riversare nello scritto l'avvenimento, è la conta dei presenti ai fini della valutazione della costituzione dell'assemblea.

Come specificano i commi secondo e terzo dell'art. 1136 c.c., l'assemblea è regolarmente costituita se:

- in prima convocazione sono presenti tanti condomini che rappresentino i due terzi del valore dell'intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio;

- in seconda convocazione sono presenti tanti condomini che rappresentino almeno un terzo del valore dell'intero edificio e un terzo dei partecipanti al condominio.

Verbale assemblea condominiale, chi deve scriverlo

Verificata la presente di tanti condòmini quanti ne sono richiesti dalla legge, ove tali rappresentanza numerica non ricorra, bisogna darne attestazione nel verbale, cosa che può fare l'amministratore con la sottoscrizione di uno o più presenti.

Ove, invece, vi siano presenti a sufficienza per proseguire l'assemblea dovrà essere costituita, ossia dovrà darsi il via alle discussioni. Prima di ciò, è prassi, che siano scelti presidente e segretario.

Il presidente ha un ruolo di direzione della riunione, ossia scorre l'ordine del giorno, modera la discussione, ecc. Il segretario, invece, ha il compito di verbalizzare.

La nomina di presidente è segretario è fondamentale?

No, almeno secondo la Cassazione, la quale ha affermato che la nomina del presidente e del segretario dell'assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma sicché ipotetiche irregolarità formali inerenti alla nomina di queste figure non comportano l'invalidità delle delibere dell'assemblea (es. Cass. 16 luglio 1980, n. 4615).

In assenza del segretario, quindi, chiunque dei presenti può firmare il verbale per attestarne il contenuto.

L'amministratore può svolgere il ruolo di segretario dell'assemblea?

Sì, anche qui secondo la giurisprudenza (Trib. Roma 14 gennaio 2016 n. 734), purché, aggiunge chi scrive, non assuma deleghe da parte dei condòmini, essendo ciò vietato dalla legge (art. 67 disp. att. c.c.)

Verbale assemblea, che cosa scrivere

Quando l'assemblea in condominio si riunisce che cosa non deve mancare nel verbale?


Nel verbale di assemblea è fondamentale che siano presenti:

• i nomi e i millesimi degli intervenuti;
  
  
• data luogo e ora di riunione, con l'indicazione del fatto che si tratti di prima o seconda convocazione;
  
  
• le deliberazioni in relazione ad ogni singolo punto all'ordine del giorno;
  
  
• le eventuali brevi dichiarazioni che i condòmini hanno chiesto essere inserite nel verbale.
  
  

Come scrivere nel verbale di assemblea la deliberazione?

Inserendo, in relazione ad ogni votazione l'elenco dei favorevoli, dei contrari e degli astenuti unitamente al numero di millesimi di riferimento e quindi la loro somma.

La Corte di Cassazione, per attenuare il rigore di questa impostazione eccessivamente formalistica ha specificato che non è viziata la delibera il cui verbale, pur non riportando l'indicazione nominativa dei condomini che hanno votato a favore contenga informazioni sufficienti (es. indicazione dei soli contrari, ovvero dei soli favorevoli) al fine di stabilire con sicurezza, per differenza, quali e quanti condomini hanno espresso voto favorevole e il valore dell'edificio da essi rappresentato, nonché di verificare che la deliberazione stessa abbia in effetti superato il quorum richiesto dall'art. 1136 c.c. (si vedano in tal senso, tra le varie, Cass. 10 agosto 2009 n. 18192 e Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).

Verbale assemblea condominiale, come concluderlo e chi lo firma?

Al termine della riunione bisogna anche concludere il verbale, cioè concludere il documento.

Sarà bene, allora, specificare se non si sono discussi determinati argomenti, ad esempio perché l'ora tarda ha consigliato un rinvio, oppure indicare semplicemente che all'ora X è terminata la discussione e l'assemblea viene dichiarata terminata non essendoci altro da discutere.

È stato affermato che la mancanza della firma di presidente e/o segretario non invalida la delibera (Cass. 16 novembre 2017 n. 27163).

Dubbia, invece, la totale assenza di sottoscrizioni, posto che sovente è dichiarata la incapacità dei condòmini di testimoniare in cause che vedano coinvolto il condominio. se non sono stati nominati presidente e segretario, ovvero se questi per qualunque ragioni non abbiamo voluto/potuto firmare il verbale, è bene che altri condòmini lo firmino, dando atto di quanto accaduto in assemblea.