Si avvicina la fattura elettronica anche per il condominio

Da gennaio obbligo di fattura elettronica

Si avvicina a grandi passi la scadenza dell'1 gennaio 2019. Da tale data, salvo eventuali proroghe decise in extremis ma al momento da escludere, tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.

Ormai da mesi si susseguono dibattiti e si pongono quesiti sui numerosi dubbi che le novità introdotte hanno suscitato tra gli addetti ai lavori.



All'orizzonte si prospetta la possibilità di sospendere, per un arco temporale limitato, l'applicazione delle sanzioni previste in caso di inottemperanza.

Anche il condominio, rappresentato dal suo amministratore, sarà chiamato a rispettare la nuova disciplina. Vediamo in che termini e con quali modalità.

Anche il condominio dovrà rispettare la disciplina in materia di fattura elettronica

L'obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018, pubblicato sul sito internet dell'Agenzia delle Entrate.



Per supportare gli operatori IVA, l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione diversi servizi gratuiti per predisporre agevolmente le fatture elettroniche, per trasmetterle e riceverle, per conservarle nel tempo in maniera sicura e inalterabile nonché per consultare e acquisire la copia originale delle fatture elettroniche correttamente emesse e ricevute.

Di tali servizi potrà, naturalmente, avvalersi anche l'amministratore di condominio.

Differenze tra fattura elettronica e fattura cartacea

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti: innanzitutto, va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone, inoltre deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è una sorta di postino che svolge i compiti di verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l'indirizzo telematico (c.d. codice destinatario ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura, controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.


In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una ricevuta di recapito, a chi ha trasmesso la fattura la data e l'ora di consegna del documento.

Pertanto, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportano nelle fatture cartacee oltre all'indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura. Restano valide le regole che consentono di predisporre la c.d. fattura (elettronica) differita entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione.

Promemoria per l'amministratore di condominio: i soggetti esonerati dalla fattura elettronica

Sono esonerati dall'emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio e quelli che rientrano nel cosiddetto regime forfettario.

Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.

A tali categorie di operatori si possono aggiungere i piccoli produttori agricoli, i quali erano esonerati per legge dall'emissione di fatture anche prima dell'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica.

Condominio: i vantaggi della fattura elettronica

La fatturazione elettronica, innanzitutto, permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti.

Quest'ultima può essere eseguita gratuitamente aderendo all'apposito servizio reso disponibile dall'Agenzia delle Entrate. Inoltre, potendo acquisire la fattura sotto forma di file XML (eXtensible Markup Language), è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati contenuti nelle fatture stesse, riducendo sia i costi di gestione di tale processo che gli errori che si possono generare dall'acquisizione manuale dei dati.



Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura, si incrementa l'efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.

La fattura elettronica, poi, determina ulteriori vantaggi dal punto di vista strettamente fiscale.

Infatti, per gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l'Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, sulla base delle regole previste da provvedimento dell'Agenzia stessa, viene meno l'obbligo di tenere i registri Iva mentre per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni.

Infine, qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, possono consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate.

Cosa serve al condominio per emettere una fattura elettronica

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di un PC ovvero di un tablet o uno smartphone e di un software che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche: una procedura web, utilizzabile accedendo al portale Fatture e Corrispettivi del sito internet dell'Agenzia (per l'uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete), un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete), un'App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple (per l'uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete).

Tali procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con gli usuali programmi di videoscrittura ovvero su modelli prestampati di carta. In alternativa, è possibile utilizzare software privati individuabili in internet.

Per accedere al portale Fatture e Corrispettivi è necessario avere le credenziali SPID (Sistema Pubblico dell'Identità Digital") oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).

L'operatore IVA può trasmettere direttamente la fattura elettronica oppure può farla trasmettere, per suo conto, da un soggetto terzo, solitamente un intermediario o un provider che offre servizi specifici proprio di trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche.

Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest'ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all'indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, il SdI scarta la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all'interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.

Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all'indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi Codice Destinatario e PEC Destinatario) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all'interno della quale sono indicate la data e l'ora esatta in cui è avvenuta la consegna.

La conservazione delle fatture da parte del condominio

Per legge, sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell'Amministrazione Digitale).

Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l'originale della fattura stessa.

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l'Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Tale servizio è accessibile dall'utente dalla sua area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

I dubbi del Garante Privacy sulla fattura elettronica

Il Garante per la protezione dei dati personali ha avvertito l'Agenzia delle entrate che il nuovo obbligo della fatturazione elettronica, così come è stato regolato, presenta rilevanti criticità in ordine alla compatibilità con la normativa in materia di protezione dei dati personali.

Il nuovo obbligo di fatturazione elettronica presenta, secondo il Garante, un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati, comportando un trattamento sistematico, generalizzato e di dettaglio di dati personali su larga scala, potenzialmente relativo ad ogni aspetto della vita quotidiana dell'intera popolazione, sproporzionato rispetto all'obiettivo di interesse pubblico, pur legittimo, perseguito.

In primo luogo, l'Agenzia, dopo aver recapitato le fatture in qualità di postino attraverso il sistema di interscambio (SDI) tra gli operatori economici e i contribuenti, archivierà e utilizzerà i dati anche a fini di controllo.

Tuttavia non saranno archiviati solo i dati obbligatori a fini fiscali, ma la fattura vera e propria, che contiene di per sé informazioni di dettaglio ulteriori sui beni e servizi acquistati.

Altre criticità derivano dalla scelta dell'Agenzia delle Entrate di mettere a disposizione sul proprio portale, senza una richiesta dei consumatori, tutte le fatture in formato digitale, anche per chi preferirà comunque continuare a ricevere la fattura cartacea o digitale direttamente dal fornitore, come garantito dal legislatore.

Ulteriori problemi pone il ruolo assunto dagli intermediari delegabili dal contribuente per la trasmissione, la ricezione e la conservazione delle fatture, alcuni dei quali operano anche nei confronti di una moltitudine di imprese, accentrando enormi masse di dati personali con un aumento dei rischi, non solo per la sicurezza delle informazioni, ma anche relativi a ulteriori usi impropri, grazie a possibili collegamenti e raffronti tra fatture di migliaia di operatori economici.