Scrivere in modo corretto una lettera all'amministratore di condominio

Comunicare con l’amministratore di condominio

Nel corso della vita in condominio, a tutti è certamente capitato dover scrivere all’amministratore di condominio, per i più svariati motivi.

Per le comunicazioni veloci e informali è possibile anche contattare telefonicamente il suo studio o direttamente l’amministratore, mentre per le comunicazioni più importanti, è opportuno e conveniente comunicare per iscritto all’amministratore di condominio e, dunque, inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno o una pec o, quantomeno una mail da utilizzare in caso si debba valutare l’adempimento di un termine o valutare in altre sedi il suo operato.

Come scrivere una comunicazione all'amministratore di condominio - foto Getty Images

Nel caso di invio di lettera raccomandata, il termine da considerare entro il quale ha tempo per rispondere, decorre dalla data in cui risulta che l’amministratore ha ricevuto la comunicazione, indipendentemente dalla effettiva lettura della comunicazione.

Nel caso di pec e mail, la data di invio, che corrisponde a quella di consegna, è la data da considerare, non assumendo rilevanza l’apertura della mail.

Come scrivere all’amministratore di condominio

Per scrivere all’amministratore di condominio si utilizza ormai generalmente la mail o pec e la raccomandata, sempre più di rado.

Il contenuto di tale comunicazione può avere varie strutture e impostazioni, in considerazioni della specifica richiesta (sollecito, richiesta informazioni o documentazione).

Vi sono tuttavia delle regole generali e/o comuni, che trovano applicazione in quasi tutte le comunicazioni all’amministratore.

Modalità per comunicare con amministratore - foto Getty Images

In primis è importante datare la nostra comunicazione e individuare l’oggetto della nostra richiesta.

Tale passaggio assume primaria importanza, poiché quando si comunica con il soggetto che rappresenta il condominio è necessario circoscrivere la nostra richiesta, non solo poiché più è delimitata la nostra domanda più chance di risposta in tempi rapidi si hanno, ma soprattutto perché se si presentano troppe e confuse richieste, si rischia di prestare il fianco a contestazioni o a giustificazioni per un eccessivo carico di lavoro non rientrante, per tempistiche o per tipologia di domanda, fra le richieste ammissibili.

Come presentarsi all’amministratore in caso di comunicazione

Dopo tali passaggi preliminari, è altrettanto necessario e importante presentarsi come condomino X del condomino XY, individuando con dovuta precisione il luogo in cui l’edificio insiste.

In alcuni casi, può essere anche utile dover indicare anche i millesimi di cui si è proprietario, anche se si tratta di una indicazione facoltativa, facilmente ricavabile dallo stesso amministratore.

Comunicazione scritta all'amministratore di condominio - foto Getty Images

Per presentarsi adeguatamente, è opportuno anche fornire il piano di abitazione ed eventuali recapiti diretti.

Come rivolgersi all’amministratore di condominio

Altra regola, certamente valevole per qualsivoglia comunicazione all’amministratore, indipendentemente dall’oggetto della richiesta, è l’utilizzo di un linguaggio appropriato.

Sovente i rapporti con l’amministratore possono essere difficili o quantomeno non sempre o non del tutto cordiali. Gli eventuali pregressi con l’amministratore non devono tuttavia influenzare il modo e il linguaggio con il quale si scrive.

La comunicazione all’amministratore, in particolare, se con forma scritta, oltre ad avere un linguaggio semplice e diretto deve essere corretto e rispettare regole anche di buon senso e bon ton.

Per quali motivi è possibile rivolgersi all’amministratore

Come rilevato, in linea generale è sempre possibile contattare o scrivere all’amministratore.

È importante tenere presente come il contatto sia esso scritto o telefonico deve essere supportato da una effettiva richiesta.

In altri termini, non è ammessa la ripetuta formulazione di domande o chiarimenti, non supportate da una concreta necessità o urgenza.

Violazioni del regolamento condominiale

Ciò posto, i casi più frequenti in cui è si scrive all’amministratore riguarda la segnalazione di violazioni di norme contenute nel regolamento, a esempio da parte di un altro condomino o anche di terzi, che sono collegati o semplicemente vicino al nostro condominio.

Si pensi ai rumori o alle esalazioni non sempre gradite di locali commerciali limitrofi al condominio, o all’appropriazione di aree comuni da parte del condomino vicino.

È possibile anche richiedere all’amministratore di condominio di applicare multe per tali violazioni.

In tal caso per scrivere una comunicazione efficace e avere maggiore certezza che la nostra comunicazione raggiunga l’obiettivo, in tempi rapidi, può essere opportuno fornire prova delle violazioni e dei disturbi subiti (video dimostrativi o conteggio delle immissioni odorose sgradite mediante appositi rilevatori), cagionati da tali violazioni e, in generale, di qualsiasi altra documentazione, a supporto della nostra richiesta.

Richiesta di convocazione dell’assemblea

Altro motivo per il quale è possibile scrivere all’amministratore è per segnalare la necessità di convocare l’assemblea.

In linea generale, la legge sul condominio (L. 11 dicembre 2012, n. 220) prevede che l’assemblea dei condomini deve essere sicuramente convocata almeno una volta all’anno, per l’approvazione del rendiconto.

Ciò nondimeno, non è alcun divieto di scrivere all’amministratore di condominio per esortarlo a convocare una assemblea per discutere una specifica questione.

In tal caso, può essere utile indicare con precisione anche l’oggetto dell’ordine del giorno che si chiede di inserire.

In alcuni casi, è possibile rivolgersi all’amministratore anche per segnalare violazioni o inadempienze da questi commesse.

È in tali casi che l’utilizzo di una comunicazione ufficiale (come la pec e la raccomandata) con indicazione precisa della data, diventa una scelta opportuna).

3. Richiesta di intervento urgente.

Come noto, l’amministratore di condominio, nell’ambito dell’esercizio dei poteri di cui all’art. 1130 c.c. può assumere iniziative e decisioni a carattere di urgenza, che l’assemblea deve in seguito ratificare (caduta calcinacci, infiltrazioni).


Per sollecitare tali interventi è possibile scrivere all’amministratore.

In tali casi, è necessario includere dettagli specifici su cosa non va, come si è manifestato il problema e qualsiasi tentativo già fatto per risolverlo o qualsiasi comunicazione precedente riguardante lo stesso problema.

È utile inserire riferimenti normativi, come l’articolo 1135 c.c., per sottolineare l’obbligo legale dell’amministratore di prendere provvedimenti.