Recuperare copia di un atto notarile: perchè farlo e a chi chiedere

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Gli atti notarili sono atti pubblici e possono essere chiesti, letti e consultati da chiunque ne faccia richiesta. A chi dobbiamo rivolgerci per ottenerne copia?
06 Aprile 2017 ore 11:47
Arch. Sara Martinelli

Perché conservare un atto notarile in copia originale?


La copia originale di un atto notarile è generalmente rilasciata dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato.

Sono atti notarili, le compravendite immobiliari, le donazioni, i contratti di mutuo, le aperture di successioni, le concessioni di ipoteche e così via.

Atto notarile compravendita
La conservazione di un atto notarile è importante per vari motivi.

Primo fra tutti sappiamo che la legge consente di dimostrare l’esistenza di un atto notarile solo esibendone copia originale.

Non sono infatti consentite altre forme di prova. Ad esempio non si può dimostrare di essere proprietario di un immobile attraverso la testimonianza di altre persone. Addirittura la semplice fotocopia di un atto notarile può essere oggetto di contestazione.

Altri buoni motivi per la conservazione di un atto notarile sono legati all’utilità delle informazioni in esso contenute.

Atto di compravendita: planimetria
Se l’atto riguarda la compravendita o la donazione di un immobile, vi si potrà trovare l’individuazione specifica del bene, la copia della planimetria catastale, se è gravato da servitù, se ci sono accordi particolari tra confinanti e quant’altro.

Si tratta di informazioni utili soprattutto in caso di vecchi fabbricati, architettonicamente molto articolati e frazionati in varie proprietà in seguito a successioni.

L’atto può divenire in documento affidabile per chiarire dubbi tra proprietari o appianare eventuali divergenze tra confinanti.


Atto notarile , utilità per le ricerche d’archivio


In altri casi l’atto notarile può costituire il punto di partenza per effettuare ricerche d’archivio comunali o catastali.

Si pensi ad esempio quando si acquista una casa e la si vuole ristrutturare.

Prima di presentare presso gli uffici comunali una pratica edilizia per ristrutturazione, è necessario verificare la conformità edilizia e la conformità urbanistica dell’immobile. La verifica avviene ricercando nell’archivio comunale le pratiche edilizie presentate nel corso degli anni e confrontando i vari progetti con la situazione attuale del fabbricato.

Verifica conformità edilizia
Se l’atto notarile è stato stipulato dopo il 1985, potremo trovare citati gli estremi delle pratiche edilizie da riferire al Comune per la ricerca.

Qualora non compaiano riferimenti a pratiche edilizie, ma compaia invece una dichiarazione che la costruzione dell’immobile è stata avviata anteriormente al 1 settembre 1967, allora sarà altamente improbabile reperire documentazione presso gli uffici comunali. Pertanto, prima di procedere con la nuova pratica edilizia, sarà buona cosa consultare il Comune.

Sempre sull’atto notarile si potranno individuare i dati catastali dell’immobile.
In caso di atto recente, i dati catastali si potranno ritenere aggiornati e affidabili.
Qualora l’atto sia datato, i dati riportati sull'atto permetteranno comunque di effettuare facilmente una ricerca catastale mediante i servizi di ricerca offerti dall’Agenzia delle Entrate.


Atto notarile, funzione pubblica


L’atto notarile è un documento redatto secondo precise formalità dal notaio, il quale dà certezza ufficiale, o meglio, prova legale di quanto si è svolto dinnanzi a lui e che lui stesso attesta.

L’atto notarile è detto anche atto pubblico, poiché la sua funzione è quella di dare pubblicità, ossia divulgare quanto in esso contenuto e quindi fare in modo che possa avere effetti anche nei confronti di terzi.


In quanto atto pubblico, un atto notarile può essere chiesto, letto e consultato da chiunque ne faccia domanda, dietro pagamento dei diritti erariali, salvo solo alcuni casi particolari in cui la consultazione non è permessa.


Copia di un atto notarile, a chi rivolgersi?


La copia di un atto notarile va richiesta presso lo studio del notaio che l’ha rogato.

Per legge i notai sono tenuti a conservare nei propri archivi di studio gli atti da essi stipulati, almeno fino a cessazione dell’attività o al trasferimento in altro distretto notarile.

È quindi importante conoscere nome e cognome del notaio.

Per trovare il suo indirizzo si può consultare il sito del consiglio nazionale del notariato.

Ricerca atto notarile
Qualora non si conosca il nome del notaio, è possibile risalirvi attraverso una visura storica catastale o ipotecaria dell’immobile, ove generalmente sono riportati gli estremi dell’atto di provenienza.

In caso di ricerca andata a vuoto, è possibile consultare il servizio gratuito Archinota del Ministero della Giustizia ed effettuare una ricerca inserendo il luogo di stipula e il periodo in cui si presume sia stato stipulato l’atto.

Attraverso questa ricerca compariranno i nomi e i contatti dei notai operanti in zona durante il periodo indicato. Contattando i vari notai e fornendo ulteriori informazioni (ad esempio il nome delle persone che hanno stipulato l’atto, ecc.), si potrà risalire al documento attraverso una ricerca nell’archivio di studio.

Se invece il notaio si è trasferito in altro distretto, è andato in pensione o è deceduto, tutti gli atti da lui rogati sono ritirati dall’Archivio notarile distrettuale competente e qui conservati per 100 anni dalla morte del notaio.


In tal caso la richiesta di copia dell’atto va presentata all’archivio notarile del distretto ove il notaio operava all’epoca della stipula dell’atto.

Qualora non si conosca il distretto, sarà possibile individuarlo sempre mediante il servizio Archinota del Ministero della Giustizia.

È utile segnalare che il servizio Archinota è entrato in vigore il 1° gennaio 1980 e quindi non comprende gli estremi dei notai cessati dall’esercizio prima di questa data. È comunque possibile effettuare ricerche presso gli Archivi notarili del Distretto in cui il notaio ha operato o in cui si presume abbia operato.


Richiedere copia di un atto presso l'Archivio notarile


La copia di un atto notarile può essere richiesta presso il competente Archivio notarile recandosi personalmente presso gli uffici, per posta ordinaria, a mezzo fax o per via telematica.

Se il richiedente intende chiedere copia autentica per corrispondenza, a mezzo fax o per via telematica, deve prima contattare l’Archivio notarile per conoscere il costo della copia. Questo perché il rilascio è subordinato al pagamento del costo della ricerca dell’atto e della copia e al rimborso delle eventuali spese di spedizione.

ricerca atto notarile presso archivio distrettuale
Qualora il richiedente conosca gli estremi dell’atto (nome del notaio, data e numero di repertorio o di raccolta), può chiedere il costo della copia all’Archivio notarile direttamente per telefono, via email o pec, precisando se la copia deve essere rilasciata in formato cartaceo o informatico, se la copia deve essere in bollo o carta libera e le modalità di consegna della copia (ritiro presso gli uffici dell’Archivio notarile, corrispondenza o posta elettronica).

L’Archivio notarile comunicherà via email l’importo dovuto per il rilascio della copia e le modalità di pagamento.

Se invece il richiedente non dispone degli estremi dell’atto, può chiedere una ricerca all’Archivio notarile per corrispondenza, via fax, posta elettronica o pec comunicando qualsiasi dato in suo possesso per provare ad effettuare la ricerca.

La richiesta in questo caso deve essere accompagnata dal versamento di euro 6,00 per la ricerca, precisando come nel caso precedente formato e modalità di consegna.

L’archivio notarile comunicherà via email l’esito della ricerca. In caso di risultato positivo, riferirà anche l’importo dovuto per il rilascio della copia e le modalità di pagamento.

Il richiedente dovrà quindi versare la somma dovuta e inviare ricevuta di pagamento. Dopodiché l’Archivio notarile potrà procedere con la consegna del documento nelle modalità concordate.


riproduzione riservata
Articolo: Atto notarile, come recuperare un copia
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