Anagrafe condominiale: ruolo dell'amministratore, dei condòmini e problematiche applicative

Anagrafe condominiale, nozione e obblighi

La legge n. 220/2012 (la così detta riforma del condominio), tra le varie cose, ha modificato l'art. 1130 c.c. introducendo nel corpus legislativo un riferimento all'anagrafe condominiale.

La tenuta del registro spetta all'amministratore nominato dall'assemblea.

Il riferimento alla nomina assembleare non è causale: in quei condomini ove non v'è obbligo di nomina dell'amministratore, potrebbe essere presente il così detto amministratore di fatto (art. 1130, sesto comma, c.c.).
Si tratta di quel condomino che, nella realtà quotidiana, ha l'onere di sbrigare alcune faccende inerenti la gestione delle cose comuni, pur senza esserne stato investito formalmente.

Il n. 6 del suddetto articolo specifica che l'amministratore deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza alle parti comuni dell'edificio.

La norma specifica altresì che ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili (art. 1130 n. 6 c.c.).

La norma si lascia leggere facilmente, anche se come vedremo non manca di sollevare alcuni dubbi. L'amministratore deve tenere un registro con tutti i dati relativi all'immobile ed alle persone che lo occupano, ad esempio: proprietario, usufruttuario, conduttore, ecc.

Quanto a quest'ultimo, che spesso resta ignoto al condominio, la riforma del condominio rappresenta sicuramente un grattacapo in più per chi ha dato in locazione in nero un'unità immobiliare ma anche per chi amministra un condominio; la legge, infatti, non prevede un'anagrafe pubblica dei contratti di locazione né conferisce all'amministratore specifici poteri d'indagine. Insomma rispetto alla locazione, il registro di anagrafe condominiale, lo vedremo nel dettaglio più avanti, rischia di essere un'arma spuntata.

L'anagrafe deve essere tenuta con la costante collaborazione del condòmino; la reticenza di quest'ultimo gli comporta solamente l'addebito dei costi per la ricerca delle informazioni indicate nella norma.

Il registro di anagrafe condominiale, solitamente, altro non è che un insieme di schede personali contenenti le informazioni previste dall'art. 1130 n. 6 c.c.
Rispetto a queste, che devono essere comunicate in ragione di uno specifico obbligo di legge, non vi è necessità per l'amministratore di ottenere l'autorizzazione al trattamento dei dati personali. Diversamente, ossia nel caso di presenza nella scheda di altre informazioni sensibili (es. numero di cellulare del condomino non presente in pubblici elenchi), l'autorizzazione al trattamento è necessaria.

I condòmini hanno diritto di prendere visione ed estrarre copia del registro di anagrafecondominiale e l'amministratore è tenuto ad agevolare l'esercizio di tale diritto indicando - all'atto della nomina e di ogni suo rinnovo - giorni ed ore nei quali è possibile accedere alla consultazione di tali registri ed estrarne copia a proprie spese (art. 1129 c.c.).

Dati relativi alle condizioni di sicurezza

Entriamo nel vivo della questione, iniziando a far luce sui dubbi di cui si parlava in principio.
La riforma del condominio, nella sua prima versione, aveva lasciato intendere che i dati relativi alle condizioni di sicurezza dovessero riguardare le unità immobiliari.

Da qui una serie di interrogativi: quali sono i dati che i condòmini sono tenuti a comunicare? Che cosa succede se non li comunicano? E che cosa se mancano? Nemmeno un anno dopo l'entrata in vigore della legge n. 220/2012, il così detto decreto Destinazione Italia ha specificato che tali dati debbono riguardare le parti comuni dell'edificio. Se ciò ha sgravato i condòmini rispetto ad un onere poco chiaro, non ha comunque risolto la posizione dell'amministratore.

Quali sono i dati inerenti la sicurezza delle parti comuni?

Allo stato attuale non vI è unità di vedute su che cosa debba intendersi per dati relativi alle condizioni di sicurezza.

Ad avviso di chi scrive, si tratta di tutte quelle certificazioni riguardanti la perfetta funzionalità degli impianti e più in generale l'agibilità dell'edificio.

È vero che ciò non è espressamente affermato dalla legge ma limitare il tutto a semplici constatazioni dello stato dei luoghi, del genere le parti comuni paiono essere in buon stato, sembrerebbe fin troppo semplicistico.

In questo contesto assumono rilevante importanza, oltre all'agibilità, le così dette dichiarazioni di conformità e di rispondenza degli impianti previste dal decreto ministeriale n. 37/2008.

Ottenimento delle dichiarazioni di conformità e rispondenza

Il proprietario degli impianti elencati nel d.m. n. 37/08 (es. antenne televisive, energia elettrica, ecc.) deve ottenere, al momento dell'installazione e ristrutturazione (che non si sostanzia in manutenzione ordinaria) un certificato di conformità dell'impianto alla regola dell'arte ed alla normativa vigente.

Un esempio chiarità il concetto.

Il condominio Alfa decide l'installazione di un impianto satellitare.

Per fare ciò dovrà rivolgersi ad un'impresa abilitata che dovrà operare sulla base di un progetto e alla fine del lavoro rilasciare dichiarazione di conformità delle opere eseguite e quindi dell'impianto alla regola dell'arte ed alla normativa vigente.

E se questa dichiarazione è smarrita oppure manca perché l'impianto è stato realizzato precedentemente all'entrata in vigore del d.m. n. 37/08?

Ai sensi del sesto comma dell'art. 7 del suddetto decreto:

Nel caso in cui la dichiarazione di conformità prevista dal presente articolo, salvo quanto previsto all'articolo 15, non sia stata prodotta o non sia più reperibile, tale atto è sostituito - per gli impianti eseguiti prima dell'entrata in vigore del presente decreto - da una dichiarazione di rispondenza, resa da un professionista iscritto all'albo professionale per le specifiche competenze tecniche richieste.

La norma prosegue specificando i requisiti che il professionista deve possedere.

Chi non è in possesso delle certificazioni di conformità e rispondenza può essere soggetto a sanzioni erogabili dalle Camere di commercio (art. 15 d.m. n. 37/08).

In particolare, ai sensi del primo comma dell'art. 15:

Alle violazioni degli obblighi derivanti dall'articolo 7 del presente decreto si applicano le sanzioni amministrative da euro 100,00 ad euro 1.000,00 con riferimento all'entità e complessità dell'impianto, al grado di pericolosità ed alle altre circostanze obiettive e soggettive della violazione.

L'esistenza delle certificazioni è condizione necessaria per il rilascio del certificato di agibilità (art. 9 d.m. n. 37/2008).

Su questo punto è bene specificare un aspetto: un immobile costruito molti anni fa può essere dotato di regolare certificato di abitabilità ma ciò potrebbe non essere sufficiente in quanto le normative sulla sicurezza degli impianti, molto spesso, sono più recenti.

Che vuol dire ciò?

Che i certificati di abitabilità di circa venticinque o trent'anni fa sono, quasi sicuramente, non sufficienti ad attestare la conformità degli impianti alle norme che li riguardano.

Insomma, nei fatti, l'agibilità (come si chiama oggi) può sostituire tutte le certificazioni solamente se recente.

Non solo: se, ad esempio, si effettuano lavori di manutenzione straordinaria o si avanzano domande per cambiare la destinazione d'uso rispetto ai quali il buon esito della pratica prevede il rilascio del certificato di agibilità (cfr. d.p.r. n. 380/01), non essere in possesso delle certificazioni ex d.m. n. 37/2008 pregiudica l'ottenimento della così detta agibilità.

Dati sulla sicurezza e poteri dell'amministratore

Che cosa può fare l'amministratore di condominio al fine di adempiere all'obbligo di inserimento nell'anagrafe condominiale dei dati relativi alle condizioni di sicurezza?

Leggendo la norma contenuta nel nuovo art. 1130 n. 6 c.c. la risposta più logica pare la seguente: in assenza di specifiche disposizioni in merito l'amministratore, quale legale rappresentante del condominio e quindi portatore di un interesse riconosciutogli dalla legge (per l'appunto il nuovo art. 1130 n. 6 c.c.) può sollecitare i condòmini, mediante argomenti inseriti in appositi ordini del giorno, a fare in modo gli si attribuito il potere di attivarsi per regolarizzare la situazione, sia dal punto di vista documentale, sia da quello pratico e sostanziale.

È utile ricordare che l'omessa tenuta del registro di anagrafe, al pari della tenuta in modo incompleto, rappresentano gravi irregolarità comportanti la revoca giudiziale (art. 1129 c.c.); in questo contesto, quindi, l'amministratore deve fare tutto quanto in suo potere per adempiere all'obbligo imposto dalla legge. Rispetto ad interventi o spese che non rientrano nelle sue prerogative (come parrebbero essere quelle inerenti l'ottenimento di certificazioni e simili), l'amministratore non può fare altro che sollecitare l'assemblea.

Anagrafe condominiale e conduttori

Tra i dati che per legge gli amministratori sono tenuti a domandare ed i condomini a comunicare, vi sono quelli riguardanti i conduttori.

Gli inquilini, sia pur non al 100%, partecipano alla gestione delle cose comuni.

Essi hanno diritto di essere convocati a determinate assemblee (si veda art. 10 l. n. 392/78); il nuovo art. 1136 c.c. specifica chiaramente che l'assemblea non può deliberare se non consta che tutti gli aventi diritto sono stati avvisati. Gli aventi diritto, non sono più solo i condomini come si diceva in passato.

I conduttori, poi, sono tenuti, al pari del proprietario, a rispettare il regolamento condominiale; il conduttore, inoltre, deve concorrere alle spese condominiali (cfr. art. 9 l. n. 392/78).

Sebbene il responsabile ultimo del pagamento degli oneri condominiali resta sempre il proprietario (è contro di lui e non verso l'inquilino che può essere proposto il ricorso per decreto ingiuntivo ex art. 63 disp. att. c.c.), la ratio della norma che impone la comunicazione del nome del conduttore è chiara: consentire all'amministratore di conoscerlo per renderlo partecipe della gestione della compagine.

Il problema maggiore – quello che rende la norma sulla comunicazione del nome dei conduttori a forte rischio di concreta attuazione – è la mancanza di collaborazione da parte del condomino e/o del conduttore.

Un esempio chiarirà la portata di quest'affermazione.

Il condomino deve comunicare i suoi dati anagrafici: se non adempie l'amministratore, tramite una consultazione del registro anagrafe, può ottenere tali informazioni.

Lo stesso dicasi per le informazioni relative alla proprietà dell'immobile (es. presenza usufrutto, ecc.): se il condomino non collabora, l'amministratore agisce chiedendo le informazioni utili direttamente alla conservatoria dei pubblici registri immobiliari. Il tutto sempre con spese a carico dell'interessato.

Per i contratti di locazione la situazione è differente; infatti, non esiste – come si diceva in principio – un'anagrafe pubblica dei contratti d'affitto.

Eppure, qualcuno potrebbe obiettare, se il contratto è registrato, l'agenzia delle entrate potrebbe fornire le informazioni necessarie.

Non è così ed il perché è scritto ben chiaro nell'art. 18, terzo comma, d.p.r. n. 131/86, che recita:

Su richiesta delle parti contraenti, dei loro aventi causa o di coloro nel cui interesse la registrazione è stata eseguita, l'ufficio del registro rilascia copia delle scritture private, delle denunce e degli atti formati all'estero dei quali è ancora in possesso nonché delle note e delle richieste di registrazione di qualunque atto pubblico o privato. Il rilascio di copie ad altre persone può avvenire soltanto su autorizzazione del pretore (oggi Tribunale, n.d.A.) competente. Nei casi previsti dall'art. 17 in luogo del rilascio della copia è attestato il contenuto del modello di versamento.

Insomma a meno che l'amministratore non chieda un'autorizzazione giudiziaria per avere copia del contratto, se il condomino non collaborano l'anagrafe potrebbe essere incompleta.
La legge di stabilità per l'anno 2016 ha introdotto nella legge n. 431 del 1998 (quella riguardante le locazioni ad uso abitativo) delle novità in merito alla comunicazione dei contratti di locazione registrati anche all'amministratore di condominio. Il tempo ci dirà dell'impatto della norma rispetto alle difficoltà appena descritte.

Resta sempre fermo, chiaramente, il potere dell'amministratore di prendere informazioni direttamente dal conduttore, il quale, come si suole dire, non ha obblighi di riservatezza, insomma non deve stare zitto, ma al contempo non è gravato da alcun obbligo di collaborazione ai fini della tenuta del registro di anagrafe.

Spese per la tenuta del registro di anagrafe condominiale

Così come l'amministratore è tenuto a formare ed aggiornare il registro di anagrafe condominiale, i condomini devono collaborare lealmente con il loro mandatario in relazione a tale obbligo: la legge, infatti, specifica che le variazioni dei dati contenute nel registro di anagrafe devono essere comunicate all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni dalla variazione stessa.

Tizio non è più il conduttore dell'appartamento di Caio?
Allora Caio dovrà comunicare al proprio amministratore tale circostanza. Idem per le generalità, i cambi d'indirizzo, ecc.

Che cosa succede se il condòmino non collabora con il proprio amministratore rispetto a tali compiti?
L'art. 1130 n. 6 c.c. specifica che in caso di mancata collaborazione del condomino (inerzia), oppure se le comunicazioni fossero mancanti o incomplete, l'amministratore deve richiedere all'interessato quanto necessario alla corretta tenuta del registro di anagrafe condominiale per mezzo di lettera raccomandata.

Trascorso un periodo di tempo di trenta giorni, dinanzi alla persistenza di un atteggiamento non collaborativo o di informazioni incomplete, l'amministratore ha diritto di acquisire le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.

Il condomino non comunica all'amministratore i dati catastali della propria unità immobiliare? L'amministratore, nel termini sopra indicati, deve acquisirli d'ufficio addebitando il costo.

Il condomino non fornisce le proprie generalità complete? Idem.

Che cosa s'intende con la dizione costo? Il certificato catastale ha un preciso costo, così come il certificato anagrafico e via dicendo; in buona sostanza l'amministratore può pretendere dai condomini quanto speso per la corretta compilazione e/o per l'aggiornamento dell'anagrafe condominiale.

Senza alcuna indicazione di ulteriori compensi a suo favore per quest'attività, ad avviso di chi scrive, l'amministratore può pretendere solamente le così dette spese vive.

La ragione di quest'affermazione risiede nell'art. 1129, quattordicesimo comma, c.c. a mente del quale al momento della sua nomina e ad ogni rinnovo, l'amministratore deve comunicare ai condomini analiticamente ed a pena di nullità della nomina, il proprio compenso.

Siccome l'attività di reperimento delle informazioni contenute nel registro di anagrafe rientra tra le attribuzioni che la legge demanda all'amministratore, in assenza di una specifica indicazione essa deve considerarsi compresa nel compenso pattuito, sicché solamente il costo delle informazioni potrà essere addebitato ai condomini.

Chiarito che l'amministratore può ottenere un compenso ulteriore per l'attività inerente la tenuta del registro di anagrafe condominiale solamente se concordato al momento della nomina e che in caso contrario potrà recuperare solamente le spese sostenute per tale adempimento, in che modo egli può recuperare tali somme?

Se sono inserite nel rendiconto di gestione approvato dall'assemblea, la decisione è semplice: egli potrà chiedere ed ottenere un decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo ai sensi dell'art. 63 disp. att. c.c.

Nel caso in cui l'amministratore volesse recuperare le somme prima di tale avvenimento, egli potrebbe comunque domandare al giudice competente l'emissione di un decreto ingiuntivo di pagamento, se v'è prova scritta del credito vantato (es. costi certificati, compenso supplementare approvato dall'assemblea al momento della nomina, ecc.).