Come archiviare documenti cartacei e digitali: i consigli dell'esperta

Come riordinare i documenti di casa

Quando si parla di space clearing e di decluttering si fa spesso riferimento all'organizzazione di armadi, cassetti e spazi domestici, poco a come imparare ad archiviare documenti cartacei e digitali, per trovarli velocemente tutte le volte che ne abbiamo bisogno.
Secondo il primo rapporto italiano sulla disorganizzazione realizzato da Organizzare Italia, il 91% delle persone deve cercare a lungo cose che non trova, tra cui appunto bollette, certificati, esami medici, con tutto quello che ne consegue in termini di perdita di tempo e malumori.

Come ovviare al problema? Ne parliamo con Alessandra Janousek, professional organizer di APOI (Associazione Professional Organizers Italia).

Per quanto tempo conservare i documenti

Il tempo di conservazione dei documenti varia a seconda della tipologia e della relativa normativa di riferimento. Una volta creato l'archivio, sarà molto più semplice tenere sotto controllo la validità dei documenti ed eliminarli quando non più necessari, senza il timore di averne ancora bisogno o di doverli esibire su richiesta. Ecco un breve elenco dei tempi di conservazione dei documenti più comuni che possiamo trovare nelle nostre case:

Attenzione: per quanto concerne le spese detraibili relative ai bonus fiscali (ristrutturazioni, risparmio energetico, acquisto mobili e grandi elettrodomestici), bisogna conservare i documenti fino a cinque anni dopo che si è goduto dell'ultima rata delle agevolazioni.

Archiviazione documenti cartacei, cosa fare

Un archivio ben impostato deve innanzitutto essere semplice e intuitivo, in modo da poter essere aggiornato e consultato da persone diverse della famiglia, senza il rischio di errori.

Si può iniziare radunando in un unico punto della casa tutto ciò che va conservato, eliminando subito quanto non necessario (scontrini della spesa o comunicazioni non rilevanti), così da alleggerire il volume di carta da tenere.


Successivamente, il materiale va ripartito in gruppi, in base a dei macroargomenti; si possono creare delle cartelle o dei faldoni con relative etichette, a seconda della quantità di documenti da archiviare, divise per categorie e sottocategorie, limitandole a un numero essenziale.

Per ciò che riguarda l'abitazione, il materiale da tenere si può suddividere nelle seguenti categorie e sottocategorie:

• rogito d'acquisto o contratto di affitto;
  
  
• tasse sull'immobile (IMU, TARI, TASI);
  
  
• utenze (acqua, gas, elettricità, telefono-internet, abbonamenti TV);
  
  
• condominio (rate, rendiconti, assicurazione);
  
  
• scontrini di acquisto e relative garanzie di prodotti e di lavori (manutenzioni, parcelle professionisti, controllo caldaia).
  
  

Analogamente, si possono strutturare le altre categorie (lavoro, banca, mezzi di trasporto, salute, istruzione figli, redditi, animali domestici e così via), ciascuna contraddistinta da un faldone o una cartella etichettata di colore diverso per essere ben identificabile.

Un'altra opzione agevole, specie in caso di famiglie numerose, è suddividere la documentazione per persona, raggruppando in ciascun faldone i documenti appartenenti a ciascuna di essa e mantenendo solo una o due cartelle per alcune delle categorie comuni a tutti (casa, condominio, banca).


All'interno dei faldoni o delle cartelle, l'ideale è sistemare i documenti in ordine cronologico, dal più datato al più recente, avendo cura di lasciare in evidenza le cose su cui è ancora necessario agire: bollette da saldare, scadenze, rate da corrispondere.

Una o due volte l'anno, è utile fare una revisione delle cartelle per rimuovere i documenti scaduti o che non servono più, in base alla tabella sopraindicata.

Riciclate la carta, differenziandola negli appositi punti di raccolta, facendo attenzione a distruggerla o ridurla in piccoli pezzi, così da renderla illeggibile, dato che contiene sempre dati personali e sensibili che vanno tenuti riservati.

Archiviazione documenti cartacei, cosa non fare

L'errore più frequente è quello di accumulare nel tempo.

A scadenza fissa, ogni due o quattro settimane se non riceviamo tanti documenti, è consigliato passare in rassegna i plichi di carte e decidere: tengo/butto, faccio/pago/rispondo, sposto/archivio.


Si crea così una routine virtuosa che ci permette di tenere solo i documenti veramente essenziali alla gestione della nostra vita personale, professionale e della nostra casa.

Documenti relativi al lavoro, come organizzarli

I criteri sono gli stessi che si applicano per i documenti domestici, cambia solo la tipologia delle categorie (preventivi, clienti, contratti, fatture).

Se si lavora permanentemente da casa, è utile prevedere uno spazio destinato all'attività professionale, possibilmente ben distinto da quello della vita privata, con una parte dell'archivio dedicata ai documenti di lavoro, tenendoli in cartelle o faldoni separati e ben identificabili.


In questo modo, si tengono in evidenza anche le scadenze fiscali e sono rintracciabili i documenti per l'assistenza da parte dei professionisti che ci affiancano nell'attività lavorativa (commercialisti, consulenti).

Se invece si lavora solo temporaneamente da casa, è comunque opportuno raccogliere i documenti in un unico posto, una cartella o un faldone capiente, sempre suddiviso in categorie inerenti al proprio ambito professionale, che sia poi facilmente trasportabile in ufficio.

Quali documenti tenere sulla scrivania

Adottate la cosiddetta regola del bersaglio. La scrivania è la postazione operativa e deve essere libera da oggetti, per favorire la concentrazione e la produttività; consiglio di organizzarla in base al criterio di frequenza di utilizzo degli oggetti e di prossimità, proprio come se fosse un bersaglio.

Al centro, ci siamo noi e intorno a noi, a portata di mano solo l'indispensabile per il progetto su cui ci si sta lavorando in quel momento (personal computer, blocco appunti, documenti specifici).


A portata di braccio, invece, lampada, agenda o calendario, telefono, portapenne, tazza/bicchiere, pinzatrice, graffette, raccoglitore dei documenti inerenti al progetto di cui ci si sta occupando.

Infine, oltre l'estensione delle braccia e possibilmente dovendoci alzare dalla sedia per fruirne, gli oggetti che si adoperano con minor frequenza: stampante, archivio, cassetto/scatola della cancelleria di scorta, fogli per la stampante, qualche elemento decorativo non ingombrante per rendere piacevole e colorata la postazione di lavoro (piante, poster, quadri).

Archiviazione documenti digitali

Sempre più frequentemente, i gestori di servizi e utenze, mettono a disposizione i documenti in formato digitale. Ciò permette di risparmiare spazio e di ridurre l'impiego di carta.

In questo caso, si può ricreare sul PC o nell'email, un archivio diviso per cartelle e sottocartelle, in linea con quello cartaceo.

Per quanto riguarda i documenti più importanti (rogito, atti notarili, certificati anagrafici, contratti di lavoro, esami clinici), raccomando di effettuare una scansione di ciò che si ha in formato cartaceo, conservandone una copia anche nell'archivio digitale, per tutelarsi in caso di danneggiamento o smarrimento.

Per quanto concerne desktop, email e cartelle, il suggerimento è lo stesso dei documenti o della corrispondenza cartacea: eliminare subito quelli inutili, ripartire i restanti in categorie, a seconda dei propri ambiti di lavoro o di vita privata, realizzando delle cartelle virtuali, in cui scaricare i specifici file, raggruppandole in macrocategorie.


Infine, dedichiamoci allo smartphone. Nei ritagli di tempo, rimuoviamo foto e video venuti male o ripetitivi, le APP inutilizzate, i contatti telefonici che non abbiamo usato negli ultimi due anni, abbandoniamo le chat che non ci interessano più; così facendo, recuperiamo spazio nella memoria da sfruttare per creare delle cartelle in cui conservare foto e video nella galleria, suddivise per categorie, come se fosse un PC.


Un consiglio finale: approfittiamo di questo periodo di quarantena per occuparci della casa, per intraprendere quella che io amo definire l'arte di governare la carta; ne trarremo benefici in termini di spazio e sollievo, senza dimenticare i vantaggi economici, per il fatto di non essere costretti a pagare multe e sanzioni per ritardati pagamenti o dimenticanze di scadenze.