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Come archiviare documenti cartacei e digitali: i consigli dell'esperta

NEWS Pulizia casa23 Aprile 2020 ore 10:31
Alessandra Janousek, professional organizer di APOI, ci suggerisce un metodo di archiviazione dei documenti cartacei e digitali organizzato e duraturo nel tempo

Come riordinare i documenti di casa


Quando si parla di space clearing e di decluttering si fa spesso riferimento all’organizzazione di armadi, cassetti e spazi domestici, poco a come imparare ad archiviare documenti cartacei e digitali, per trovarli velocemente tutte le volte che ne abbiamo bisogno.


La PO Alessandra Janousek

La PO Alessandra Janousek

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Ordinare documenti periodicamente

Ordinare documenti periodicamente

Ordinare documenti periodicamente
L'importanza di una scrivania ordinata

L'importanza di una scrivania ordinata

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Curare pulizia posta elettronica

Curare pulizia posta elettronica

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Uso delle cartelle nello smartphone

Uso delle cartelle nello smartphone

Uso delle cartelle nello smartphone

Secondo il primo rapporto italiano sulla disorganizzazione realizzato da Organizzare Italia, il 91% delle persone deve cercare a lungo cose che non trova, tra cui appunto bollette, certificati, esami medici, con tutto quello che ne consegue in termini di perdita di tempo e malumori.

Come ovviare al problema? Ne parliamo con Alessandra Janousek, professional organizer di APOI (Associazione Professional Organizers Italia).


Per quanto tempo conservare i documenti


Il tempo di conservazione dei documenti varia a seconda della tipologia e della relativa normativa di riferimento. Una volta creato l’archivio, sarà molto più semplice tenere sotto controllo la validità dei documenti ed eliminarli quando non più necessari, senza il timore di averne ancora bisogno o di doverli esibire su richiesta. Ecco un breve elenco dei tempi di conservazione dei documenti più comuni che possiamo trovare nelle nostre case:

Tipologia documentiTempo di conservazione
Pagamento premi assicurazione1 anno
Scontrini acquisto prodotti (periodo di garanzia)2 anni
Parcelle professionisti/artigiani3 anni
Bollo auto3 anni
Bollette utenze5 anni
Tasse/dichiarazione dei redditi**5 anni
Imposte sugli immobili (IMU, TARI, TASI)**5 anni
Multe5 anni
Spese condominiali5 anni
Affitto/mutuo5 anni
Estratti conto bancari e carta di credito10 anni
Atti notarilisempre
Certificati anagrafici (nascita, matrimonio…)sempre
Referti medicisempre
Contratti di lavoro, buste paga, contributi INPSsempre
*fonte Agenzia delle Entrate/Altroconsumo**a partire dall’anno successivo al pagamento o alla dichiarazione


Attenzione: per quanto concerne le spese detraibili relative ai bonus fiscali (ristrutturazioni, risparmio energetico, acquisto mobili e grandi elettrodomestici), bisogna conservare i documenti fino a cinque anni dopo che si è goduto dell’ultima rata delle agevolazioni.


Archiviazione documenti cartacei, cosa fare


Un archivio ben impostato deve innanzitutto essere semplice e intuitivo, in modo da poter essere aggiornato e consultato da persone diverse della famiglia, senza il rischio di errori.

Si può iniziare radunando in un unico punto della casa tutto ciò che va conservato, eliminando subito quanto non necessario (scontrini della spesa o comunicazioni non rilevanti), così da alleggerire il volume di carta da tenere.

Un angolo della casa per l'archivio, da dontblink.typepad.com
Successivamente, il materiale va ripartito in gruppi, in base a dei macroargomenti; si possono creare delle cartelle o dei faldoni con relative etichette, a seconda della quantità di documenti da archiviare, divise per categorie e sottocategorie, limitandole a un numero essenziale.

Per ciò che riguarda l’abitazione, il materiale da tenere si può suddividere nelle seguenti categorie e sottocategorie:

  • rogito d’acquisto o contratto di affitto;

  • tasse sull’immobile (IMU, TARI, TASI);

  •  utenze (acqua, gas, elettricità, telefono-internet, abbonamenti TV);

  •  condominio (rate, rendiconti, assicurazione);

  •  scontrini di acquisto e relative garanzie di prodotti e di lavori (manutenzioni, parcelle professionisti, controllo caldaia).

Analogamente, si possono strutturare le altre categorie (lavoro, banca, mezzi di trasporto, salute, istruzione figli, redditi, animali domestici e così via), ciascuna contraddistinta da un faldone o una cartella etichettata di colore diverso per essere ben identificabile.

Un’altra opzione agevole, specie in caso di famiglie numerose, è suddividere la documentazione per persona, raggruppando in ciascun faldone i documenti appartenenti a ciascuna di essa e mantenendo solo una o due cartelle per alcune delle categorie comuni a tutti (casa, condominio, banca).

Un archivio per ogni persona, da smartschoolhouse.com
All’interno dei faldoni o delle cartelle, l’ideale è sistemare i documenti in ordine cronologico, dal più datato al più recente, avendo cura di lasciare in evidenza le cose su cui è ancora necessario agire: bollette da saldare, scadenze, rate da corrispondere.

Una o due volte l’anno, è utile fare una revisione delle cartelle per rimuovere i documenti scaduti o che non servono più, in base alla tabella sopraindicata.

Riciclate la carta, differenziandola negli appositi punti di raccolta, facendo attenzione a distruggerla o ridurla in piccoli pezzi, così da renderla illeggibile, dato che contiene sempre dati personali e sensibili che vanno tenuti riservati.


Archiviazione documenti cartacei, cosa non fare


L’errore più frequente è quello di accumulare nel tempo.

A scadenza fissa, ogni due o quattro settimane se non riceviamo tanti documenti, è consigliato passare in rassegna i plichi di carte e decidere: tengo/butto, faccio/pago/rispondo, sposto/archivio.

Ordinare periodicamente documenti
Si crea così una routine virtuosa che ci permette di tenere solo i documenti veramente essenziali alla gestione della nostra vita personale, professionale e della nostra casa.


Documenti relativi al lavoro, come organizzarli


I criteri sono gli stessi che si applicano per i documenti domestici, cambia solo la tipologia delle categorie (preventivi, clienti, contratti, fatture).

Se si lavora permanentemente da casa, è utile prevedere uno spazio destinato all’attività professionale, possibilmente ben distinto da quello della vita privata, con una parte dell’archivio dedicata ai documenti di lavoro, tenendoli in cartelle o faldoni separati e ben identificabili.

Cartelle colorate e ordinate, da simaro.co
In questo modo, si tengono in evidenza anche le scadenze fiscali e sono rintracciabili i documenti per l’assistenza da parte dei professionisti che ci affiancano nell’attività lavorativa (commercialisti, consulenti).

Se invece si lavora solo temporaneamente da casa, è comunque opportuno raccogliere i documenti in un unico posto, una cartella o un faldone capiente, sempre suddiviso in categorie inerenti al proprio ambito professionale, che sia poi facilmente trasportabile in ufficio.


Quali documenti tenere sulla scrivania


Adottate la cosiddetta regola del bersaglio. La scrivania è la postazione operativa e deve essere libera da oggetti, per favorire la concentrazione e la produttività; consiglio di organizzarla in base al criterio di frequenza di utilizzo degli oggetti e di prossimità, proprio come se fosse un bersaglio.

Al centro, ci siamo noi e intorno a noi, a portata di mano solo l’indispensabile per il progetto su cui ci si sta lavorando in quel momento (personal computer, blocco appunti, documenti specifici).

L'importanza di una scrivania ordinata
A portata di braccio, invece, lampada, agenda o calendario, telefono, portapenne, tazza/bicchiere, pinzatrice, graffette, raccoglitore dei documenti inerenti al progetto di cui ci si sta occupando.

Infine, oltre l’estensione delle braccia e possibilmente dovendoci alzare dalla sedia per fruirne, gli oggetti che si adoperano con minor frequenza: stampante, archivio, cassetto/scatola della cancelleria di scorta, fogli per la stampante, qualche elemento decorativo non ingombrante per rendere piacevole e colorata la postazione di lavoro (piante, poster, quadri).


Archiviazione documenti digitali


Sempre più frequentemente, i gestori di servizi e utenze, mettono a disposizione i documenti in formato digitale. Ciò permette di risparmiare spazio e di ridurre l’impiego di carta.


In questo caso, si può ricreare sul PC o nell’email, un archivio diviso per cartelle e sottocartelle, in linea con quello cartaceo.

Per quanto riguarda i documenti più importanti (rogito, atti notarili, certificati anagrafici, contratti di lavoro, esami clinici), raccomando di effettuare una scansione di ciò che si ha in formato cartaceo, conservandone una copia anche nell’archivio digitale, per tutelarsi in caso di danneggiamento o smarrimento.

Per quanto concerne desktop, email e cartelle, il suggerimento è lo stesso dei documenti o della corrispondenza cartacea: eliminare subito quelli inutili, ripartire i restanti in categorie, a seconda dei propri ambiti di lavoro o di vita privata, realizzando delle cartelle virtuali, in cui scaricare i specifici file, raggruppandole in macrocategorie.

Curare pulizia posta elettronica
Infine, dedichiamoci allo smartphone. Nei ritagli di tempo, rimuoviamo foto e video venuti male o ripetitivi, le APP inutilizzate, i contatti telefonici che non abbiamo usato negli ultimi due anni, abbandoniamo le chat che non ci interessano più; così facendo, recuperiamo spazio nella memoria da sfruttare per creare delle cartelle in cui conservare foto e video nella galleria, suddivise per categorie, come se fosse un PC.

Cartelle anche nello smartphone
Un consiglio finale: approfittiamo di questo periodo di quarantena per occuparci della casa, per intraprendere quella che io amo definire l’arte di governare la carta; ne trarremo benefici in termini di spazio e sollievo, senza dimenticare i vantaggi economici, per il fatto di non essere costretti a pagare multe e sanzioni per ritardati pagamenti o dimenticanze di scadenze.

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Articolo: Come ordinare documenti cartacei e digitali
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Come ordinare documenti cartacei e digitali: Commenti e opinioni


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