Come archiviare documenti in cloud, parla l'esperto

L'ascesa dell'archiviazione in cloud

L'impatto del Covid-19 sul mondo lavorativo ha spinto le aziende ad adattarsi rapidamente a un contesto virtuale, con tutte le conseguenze che ciò ha comportato.
In questo nuovo quadro generale, i fornitori di servizi cloud hanno svolto un ruolo chiave e di supporto alle realtà di ogni settore.

Già nel 2020 il ramo del cloud computing ha avuto una forte crescita e, secondo le stime, nel 2021, il cloud aumenterà del 17% (studio sui trend tecnologici di Gartner).
Non solo lavoro: perché non utilizzare l'archiviazione cloud anche per organizzare i documenti relativi alla casa?

Niente più pile di fogli che occupano spazio e che, quando necessario, diventano introvabili: bollette pagate, documenti sanitari e foto ricordo possono essere facilmente archiviabili e a portata di clic tutte le volte che vogliamo.

Ma quale sistema scegliere e come sfruttarlo al meglio?
Ne parliamo con Walter Paccagnella, consulente di innovazione tecnologica d'ufficio e cofondatore di Ecotec srl.

Cos'è l'archiviazione cloud

Uno di quei cambiamenti nel proprio stile di vita che può fare la differenza è l'archiviazione cloud. Di cosa si tratta?

Altro non è che una soluzione intelligente per gestire al meglio tutto quello che ci sta più a cuore: foto, file, documenti, ricevute.

La procedura prevede di salvare e conservare tutto questo e molto altro in internet, sulla famosa nuvola, rendendolo così facilmente accessibile, ordinato e sicuro.


La caratteristica principale di questo strumento è la capacità di creare un flusso di documenti che permette di risparmiare tempo perché il proprio materiale è organizzato in dossier elettronici.

È un problema comune quello di ritrovarsi sommersi da pile di fogli e faldoni in cerca di quella bolletta o di quel documento, che si paleserà, se si è fortunati, solo dopo lunghe ore di ricerca. È in questi momenti che si ha contezza di quanto tempo ed energia possono essere risparmiati attraverso uno strumento utile come l'archiviazione cloud.

Sistemi di archiviazione cloud

I maggiori sistemi di archiviazione cloud sono Dropbox, Google Drive, Office 365 e Docuware.

I vantaggi principali di questi strumenti sono l'accessibilità e la sicurezza.
Essendo presenti in rete, è possibile decidere di consultare i propri dati in ogni momento e da qualunque dispositivo, basta disporre di un collegamento a internet.

La sicurezza è un altro punto di forza che si appoggia sulla smaterializzazione dei documenti. Non occupando fisicamente alcuno spazio, non vi è il rischio di perdere un documento o una foto, in quanto è già tutto presente sul proprio pc o tablet.


Un ulteriore vantaggio è rappresentato dalla possibilità di condividere i file in qualsiasi istante con un familiare, un amico o un collega senza ricorrere a dei sistemi di archiviazione fisici come pen drive o hard disk.

Un'alternativa potrebbe essere quella di caricare i documenti sul proprio dispositivo e salvarli all'interno della rispettiva memoria. Ma in questo caso, la minaccia che quest'ultimo si rompa equivale alla perdita di quanto custodito al suo interno.

Svantaggi sistemi di archiviazione cloud

L'unico contro è la manifestazione di una resistenza al cambiamento, questo perché istintivamente siamo portati ad accumulare materiale cartaceo e il processo di smaterializzazione dei documenti potrebbe non essere immediato.

Per poter utilizzare questi sistemi, è necessario l'uso di uno scanner, alcuni modelli di stampanti ne sono dotati, così da avere una copia digitale del documento da trasferire sul cloud.

Se i documenti sono già in formato digitale, perché presenti sul proprio indirizzo di posta elettronica oppure su un sistema di archiviazione esterno, il passaggio sarà ancora più semplice.


Per quanto riguarda i piani tariffari degli strumenti di archiviazione prima menzionati, Google Drive e Dropbox permettono di usufruire gratuitamente di uno spazio limitato cloud, mediamente 5 GB, superata questa soglia l'utente può sottoscrivere un abbonamento mensile per aumentare i Giga da occupare.

Per quanto concerne Office 365 e Docuware, invece, non è prevista la possibilità di accedere al servizio senza una previa sottoscrizione di un piano tariffario che implica un pagamento mensile o annuale.

Come archiviare documenti digitali

Una volta caricati i documenti sulla piattaforma di archiviazione scelta, si potranno organizzare in cartelle specifiche e dividere per categorie.

La documentazione che tipicamente viene custodita in forma cartacea è costituita da bollette (luce, gas), spese condominiali, documenti bancari, buste paga, spese detraibili per il 730, l'atto notarile della casa e dell'auto, le relative assicurazioni, non dimentichiamoci poi di documenti di lavoro, mail, file, foto e video che intasano le memorie di cellulari e tablet.


Un suggerimento è quello di distinguere, in primis, i documenti inerenti al contesto domestico da quelli lavorativi; in secondo luogo, è possibile effettuare un'ulteriore sotto categorizzazione in spese ed entrate.

Uno stratagemma molto utile e pratico è quello di organizzare le cartelle per anno o evidenziarlo nel titolo del documento.

Come archiviare documenti digitali relativi al lavoro

Nato da un'esigenza legata alla pandemia, lo smart working (lavoro agile) è destinato a restare nelle vite di milioni di lavoratori.

Alla luce di questa nuova situazione, è necessario rendere più sicura ed efficiente l'archiviazione digitale in cloud anche di documenti lavorativi.

In particolare, esistono delle soluzioni adibite al trattamento di questo tipo di dati e informazioni; si tratta di cloud privati, ovvero data center aziendali dedicati esclusivamente alla singola organizzazione.

In questi casi specifici, dovrebbe essere l'azienda stessa a fornire un sistema GDPR compliance per la condivisione sicura dei dati e delle informazioni aziendali.
Le piattaforme ideali sono Docuware e Adiuto, prodotti gestiti dalla nostra azienda, operante in Lombardia.


Soluzioni simili sono offerte anche da altre aziende presenti sul territorio nazionale, tra cui: Marka Service, Pierantoni Solutions e Digital Office, operative rispettivamente nel Nord-Est, nel Centro-Nord e in Sicilia.

Ormai, sia nella vita privata che in quella professionale, l'archiviazione cloud è diventata la realtà percorribile per archiviare al meglio i propri documenti, risparmiando spazio e tempo preziosi. Perché non iniziare?