Assemblea condominiale in videoconferenza: regole e validità delle delibere
|
Quando l'assemblea condominiale può svolgersi online
Negli ultimi anni le assemblee condominiali si svolgono non più solo di persona, ma anche in videoconferenza, e questa modalità non è solo una soluzione emergenziale.
Anche per la gestione ordinaria si può procedere con la convocazione dell'assemblea tramite videocall, anche se si devono rispettare condizioni precise.
Il riferimento principale sull'argomento è l'articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile, che consente la partecipazione all'assemblea in modalità di videoconferenza anche quando il regolamento condominiale non lo prevede espressamente, purché vi sia il consenso della maggioranza dei condomini.
La questione del consenso all'assemblea in videoconferenza
Il punto più delicato è proprio il consenso: non basta che alcuni condomini chiedano di collegarsi online o che l'amministratore decida, per comodità, di svolgere la riunione in forma telematica.
La modalità da remoto deve essere organizzata prima della convocazione e deve risultare chiara a tutti gli aventi diritto.
Assemblea condominiale video - Pexels
Nella pratica, la videoconferenza può essere molto utile soprattutto in alcune condizioni:
- molti proprietari non residenti;
- seconde case;
- immobili con condomini anziani assistiti da familiari;
- edifici in cui è difficile raggiungere il quorum in presenza;
- situazioni in cui la partecipazione fisica risulta scomoda.
Proprio perché la modalità incide sul modo di partecipare, votare e discutere, va preparata con attenzione.
In un condominio con proprietari che vivono in città diverse, ad esempio, l'assemblea online può aumentare la partecipazione e ridurre le deleghe.
Se però il link arriva all'ultimo momento, alcuni condomini non riescono a collegarsi e il verbale non chiarisce chi era effettivamente presente, la delibera rischia contestazioni.
Il consenso della maggioranza dei condomini
Il consenso preventivo della maggioranza dei condomini è uno degli aspetti da verificare prima di convocare l'assemblea in videoconferenza.
La norma parla di consenso della maggioranza dei condomini, anche quando il regolamento non disciplina espressamente questa modalità.
Quindi il consenso deve essere raccolto, secondo le recenti interpretazioni, prima di indire l'assemblea online e deve essere richiesto a tutti i condomini, non solo a quelli che di solito partecipano.
Il rischio di annullamento è alto quando il consenso viene raccolto in modo tardivo o incompleto.
Il consenso dovrebbe essere espresso in modo documentabile: con email, PEC, modulo firmato, comunicazione scritta o un'altra modalità che consenta all'amministratore di dimostrare di averlo ricevuto.
È sconsigliabile basarsi su accordi verbali, messaggi informali non archiviati o generiche consuetudini.
Il fatto che in passato si sia già svolta un'assemblea online non rende automaticamente valida ogni futura convocazione da remoto.
Assemblea solo online o assemblea mista
La videoconferenza può essere utilizzata in forma totalmente online o in modalità mista, con alcuni partecipanti presenti fisicamente e altri collegati da remoto.
La modalità mista è spesso la più adatta nei condomini eterogenei, dove alcuni residenti preferiscono la presenza e altri hanno difficoltà a partecipare di persona.
Anche questa modalità va indicata chiaramente nell'avviso di convocazione: non deve nascere all'ultimo momento perché un condomino chiede di collegarsi.
Verbale di assemblea remoto - Pexels
Se la riunione è convocata in presenza e poi qualcuno partecipa online senza che la modalità sia stata correttamente prevista, può aprirsi un problema sulla regolarità della partecipazione e delle votazioni.
Tieni conto che l'assemblea mista richiede più attenzione tecnica rispetto a quella solo online.
Chi è presente fisicamente deve poter ascoltare chi è collegato, chi è da remoto deve poter sentire tutti gli interventi in sala.
Se alcuni partecipanti discutono lontano dal microfono o se il collegamento non consente un confronto effettivo, la partecipazione rischia di diventare solo formale.
Il criterio pratico è questo: la modalità online è valida solo se consente una partecipazione reale, con possibilità di ascoltare, intervenire, votare ed essere identificati.
Cosa deve contenere l'avviso di convocazione
L'avviso di convocazione deve essere particolarmente preciso quando l'assemblea si svolge in videoconferenza.
L'articolo 66 prevede che l'avviso indichi luogo e ora della riunione oppure, se prevista in videoconferenza, la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e l'ora.
Non è sufficiente scrivere genericamente che la convocazione assemblea è online, ma bisogna indicare:
- piattaforma;
- data e ora;
- modalità di accesso;
- eventuale link;
- istruzioni tecniche essenziali;
- ordine del giorno;
- prima e seconda convocazione se previste;
- modalità per l'invio di deleghe o documenti.
L'avviso deve arrivare nei termini e con le forme previste per la convocazione condominiale.
È utile inserire anche delle indicazioni operative: nome visualizzato per l'accesso, eventuale sala d'attesa, recapito per problemi di collegamento prima dell'inizio, richiesta di collegarsi con qualche minuto di anticipo, modalità di richiesta di parola e sistema di votazione.
Più l'avviso è chiaro, minori sono i margini di contestazione.
La convocazione non deve solo informare della riunione, ma deve mettere ogni avente diritto nelle condizioni concrete di partecipare.
Identificazione dei partecipanti
Nell'assemblea in videoconferenza è fondamentale identificare correttamente chi partecipa, il presidente deve poter verificare la presenza dei condomini, dei delegati e dei relativi millesimi.
In una riunione online, questo passaggio richiede più attenzione: ogni partecipante dovrebbe collegarsi con un nome riconoscibile.
Se partecipa un delegato, la delega deve essere trasmessa prima o comunque verificata all'inizio dell'assemblea.
Convocazione assemblea condominio - Pexels
Se nello stesso collegamento sono presenti più persone, va chiarito chi ha diritto di voto e chi è solo presente come supporto tecnico o familiare.
Il problema non è solo formale: la corretta identificazione incide su quorum costitutivo, quorum deliberativo e validità delle votazioni.
Una presenza non verificata o una delega non controllata possono diventare motivo di contestazione, soprattutto se la delibera passa con margini ristretti.
Per questo è utile dedicare i primi minuti dell'assemblea all'appello, alla verifica dei millesimi e alla registrazione ordinata dei presenti.
Quorum e votazioni online
Le regole sui quorum non cambiano perché l'assemblea si svolge online: restano applicabili le maggioranze previste dal Codice Civile per la costituzione dell'assemblea e per le singole delibere, in base all'oggetto trattato.
Cambia solo il modo in cui presenza e voto vengono raccolti e verbalizzati.
Ogni votazione deve essere chiara: il presidente deve indicare il punto all'ordine del giorno, aprire la discussione, chiedere i voti favorevoli, contrari e astenuti.
Nelle assemblee online è preferibile evitare votazioni confuse, con persone che parlano insieme o voti espressi solo in chat senza verbalizzazione.
La chat può essere utile come supporto, ma non dovrebbe sostituire una gestione ordinata della votazione: se viene usata, bisogna chiarire nel verbale come sono stati raccolti i voti e conservarne traccia se rilevante.
Una delibera online non è più debole di una delibera in presenza se la procedura è corretta, ma diventa vulnerabile quando non si capisce chi ha votato, con quanti millesimi e su quale testo.
Validità delle delibere e rischi di impugnazione
Come abbiamo visto, un verbale di assemblea è valido anche se la stessa è avvenuta online, mentre le impugnazioni possono verificarsi in caso di dissensi o persone escluse dalla partecipazione.
Il rischio aumenta quando la videoconferenza viene organizzata senza consenso preventivo, quando l'avviso non indica correttamente la piattaforma, quando il link non viene inviato a tutti, quando alcuni condomini non riescono a partecipare per carenze organizzative o quando il verbale non chiarisce le modalità di svolgimento.
Verbale assemblea decidere voti - Pexels
Un problema tecnico individuale, da solo, non rende automaticamente invalida la delibera.
Diverso è il caso in cui l'organizzazione dell'assemblea sia carente al punto da impedire o limitare la partecipazione di uno o più aventi diritto.
Il verbale dell'assemblea online
Il verbale di assemblea è ancora più importante se si svolge da remoto.
L'articolo 66 prevede che, in caso di videoconferenza, il verbale redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente venga trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le stesse formalità previste per la convocazione.
Nel verbale dovrebbero risultare:
- la modalità di svolgimento;
- la piattaforma utilizzata;
- l'orario di apertura e chiusura;
- i presenti;
- i delegati;
- i millesimi;
- eventuali problemi tecnici rilevanti;
- le votazioni e l'esito delle delibere.
Se alcuni condomini entrano o escono durante la riunione, il verbale dovrebbe indicarlo, soprattutto se ciò incide sui quorum.
Non serve appesantire il verbale con ogni dettaglio tecnico, ma bisogna rendere ricostruibile la regolarità della riunione.
Un verbale generico, scritto come se l'assemblea fosse in presenza, può non bastare quando sorgono contestazioni sulla partecipazione online.
La trasmissione del verbale a tutti i condomini è un passaggio da non trascurare, anche per far decorrere correttamente i termini di eventuale impugnazione per gli aventi diritto.
Registrazione dell'assemblea e privacy
La registrazione della videoconferenza è un tema molto delicato: il fatto che la riunione avvenga online non autorizza automaticamente a registrare audio e video.
Le indicazioni del Garante privacy precisano che l'assemblea condominiale può essere videoregistrata solo con il consenso informato di tutti i partecipanti, e che la documentazione deve essere conservata al riparo da accessi indebiti.
Questo significa che l'amministratore non dovrebbe registrare l'assemblea, per sicurezza, senza informare e ottenere il consenso necessario.
Allo stesso modo, i singoli partecipanti non dovrebbero registrare e diffondere spezzoni della riunione, messaggi, immagini o audio nelle chat condominiali o su altri canali.
La protezione dei dati riguarda anche link, credenziali, nominativi, indirizzi email e documenti condivisi durante la riunione.
Una piattaforma scelta con superficialità o un link inoltrato a persone non autorizzate può creare problemi di riservatezza.
Il verbale resta lo strumento ordinario di documentazione dell'assemblea.
La registrazione, se proprio viene prevista, deve essere gestita come trattamento di dati personali, non come semplice comodità tecnica.
Delega e partecipazione di soggetti esterni
Anche nelle assemblee online resta possibile la partecipazione per delega, nei limiti previsti dalla normativa e dal regolamento.
La delega dovrebbe essere scritta, verificabile e trasmessa in modo ordinato: nella videoconferenza è importante evitare ambiguità tra condomino collegato, familiare presente accanto a lui, consulente tecnico invitato o delegato con diritto di voto.
Se partecipano soggetti esterni, come tecnici, avvocati, fornitori o consulenti, la loro presenza dovrebbe essere giustificata dall'ordine del giorno e accettata dall'assemblea quando necessario.
Riunione condominio organizzare - Pexels
Non è opportuno che persone non legittimate restino collegate durante discussioni che riguardano dati personali, morosità, liti o situazioni sensibili.
La videoconferenza rende più facile invitare soggetti esterni, ma questo non significa che ogni presenza sia libera: il condominio resta un contesto privato, e la partecipazione deve essere coerente con la funzione della riunione.
Documenti da inviare prima della riunione
Un'assemblea online funziona meglio se i documenti vengono trasmessi prima dell'incontro: bilanci, preventivi, capitolati, relazioni tecniche, consuntivi, fotografie, tabelle e proposte di delibera dovrebbero essere messi a disposizione con anticipo sufficiente.
Durante una videoconferenza, leggere documenti complessi sul momento è più faticoso e aumenta il rischio di confusione.
Questo vale soprattutto per lavori straordinari, Superbonus residui, cause, ripartizioni di spesa, nomina dell'amministratore, approvazione di bilanci e interventi tecnici.
Se i condomini non hanno potuto visionare gli atti, la discussione online diventa più fragile e più conflittuale.
La condivisione dello schermo può aiutare, ma non sostituisce l'invio preventivo.
Problemi tecnici durante la riunione
I problemi tecnici non sono rari: audio disturbato, connessione instabile, microfoni aperti, persone che non riescono a entrare, immagini bloccate, partecipanti che si disconnettono durante una votazione.
Questi inconvenienti vanno gestiti con metodo.
Prima dell'assemblea è utile indicare una piattaforma semplice, inviare istruzioni minime, prevedere un test o almeno un accesso anticipato e nominare una persona che aiuti nella gestione tecnica.
Durante la riunione, il presidente dovrebbe sospendere momentaneamente la discussione se un problema impedisce a un partecipante rilevante di ascoltare o votare.
Non ogni disconnessione blocca l'assemblea, se però un condomino viene escluso da una parte essenziale della discussione o da una votazione, la circostanza va affrontata e verbalizzata.
In caso di dubbio, è meglio ripetere la votazione o chiarire la posizione del partecipante rientrato.
Assemblea online e condomini poco digitali
Un aspetto spesso ignorato riguarda i condomini che hanno poca familiarità con strumenti digitali.
La videoconferenza può facilitare molti, ma può anche escludere chi non ha computer, connessione stabile, indirizzo email o competenze minime.
Per questo la modalità mista può essere più equilibrata: permette a chi vuole partecipare da remoto di farlo, ma conserva un luogo fisico per chi preferisce o necessita la presenza.
In ogni caso, la convocazione deve essere pensata per non creare ostacoli ingiustificati.
Organizzare assemblea data - Pexels
L'amministratore può ridurre il problema con istruzioni semplici, link chiari, piattaforme diffuse, possibilità di collegarsi da smartphone e invio dei documenti in formato accessibile.
Se il condominio è composto in gran parte da persone anziane o poco digitalizzate, imporre una riunione solo online può essere una scelta poco prudente anche quando formalmente possibile.
L'obiettivo non è modernizzare a ogni costo, ma aumentare la partecipazione effettiva.
Prima convocazione, seconda convocazione e prosecuzione
Anche in videoconferenza restano le regole su prima e seconda convocazione.
L'avviso deve indicare correttamente data e ora, e la seconda convocazione non può tenersi nello stesso giorno solare della prima, come previsto dall'articolo 66.
Quando l'assemblea prevede più punti complessi, può essere utile programmare eventuali prosecuzioni, purché indicate correttamente nell'avviso secondo quanto consentito dalla norma.
Questo evita riunioni online troppo lunghe, nelle quali l'attenzione cala e aumentano errori di voto o disconnessioni.
La durata è un fattore pratico importante: un'assemblea in presenza può già diventare difficile dopo alcune ore; in videoconferenza la fatica è maggiore.
Errori da evitare prima della convocazione
Se devi gestire un'assemblea condominiale online, fai attenzione a questi errori frequenti:
- convocare online senza aver raccolto il consenso della maggioranza dei condomini o senza una previsione regolamentare chiara;
- indicare genericamente “assemblea in videoconferenza” senza piattaforma, link, istruzioni e modalità di accesso;
- non verificare deleghe e identità dei partecipanti: in videoconferenza la presenza va accertata con più attenzione;
- non prevedere come saranno raccolti i voti: la votazione deve essere chiara, verbalizzata e collegata ai millesimi;
- registrare la riunione senza consenso informato di tutti i partecipanti: la registrazione non è un automatismo tecnico, ma un tema di privacy;
- dimenticare i condomini meno digitali: una procedura formalmente corretta ma di fatto poco accessibile può alimentare contestazioni e conflitti.
Soluzioni pratiche per un'assemblea più sicura
La soluzione più prudente è preparare una procedura standard: prima si raccoglie il consenso scritto alla modalità in videoconferenza, poi si invia una convocazione completa, con piattaforma, orario, ordine del giorno, link e istruzioni.
Prima della riunione si rendono disponibili i documenti, all'inizio si identificano partecipanti e delegati.
Durante la riunione si gestiscono gli interventi con ordine, e in fase di voto si registrano favorevoli, contrari, astenuti e millesimi.
Alla fine si trasmette il verbale con le formalità previste.
Può essere utile adottare un breve regolamento interno sulle assemblee online: questo non serve a complicare la vita del condominio, ma a ridurre il rischio di delibere impugnabili.
Le assemblee online funzionano bene quando la tecnologia è semplice e la procedura è chiara.
Utilità della videoconferenza
Le assemblee condominiali in videoconferenza sono uno strumento utile, soprattutto per aumentare la partecipazione e ridurre le difficoltà logistiche.
Possono essere pienamente valide, ma non vanno gestite come una normale riunione spostata su una piattaforma digitale.
Prima della convocazione bisogna verificare il consenso della maggioranza dei condomini, le modalità previste dal regolamento, piattaforma, accesso, documenti, identificazione, deleghe, votazioni, privacy e verbale.
Ogni passaggio serve a garantire che tutti gli aventi diritto possano partecipare in modo effettivo.
Ricorda che anche se la riunione può svolgersi online, quorum, convocazione, discussione, voto e verbalizzazione restano quelli dell'assemblea condominiale.
Quando questi aspetti vengono curati prima, le delibere sono più solide e il condominio riduce il rischio di contestazioni successive.
|
|
|
